Paikallisuutta ja vaikuttavuutta hankintoihin – viisi vinkkiä päättäjille

Kilpailutettavia hankintoja ovat kaikki ne ostot, tuotteet sekä palvelut, joiden rahallinen arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Kuntavaalien alla ja varsinkin niiden jälkeen valitut kuntapäättäjät pohtivat monessa kunnassa, miten hankintoja pitäisi tehdä, ja mitä asioita voi ja pitää ottaa huomioon. Hankintojen yhteydessä pohdinnat koskevat usein sitä, että voidaanko hankintoja tehdä muillakin perusteilla kuin hinnalla.

Toki kukaan meistä ostajana ei halua ”tuhlata” rahojaan, eikä varsinkaan silloin, kun kyseessä on yhteiset rahamme. Hintaa mietittäessä, niin yksityisenä kuin julkisen hankintojen ostajana, kannattaa silti aina ottaa huomioon hankinnan kokonaisarvo. Usein halvin hinta tuotteen tai palvelun ostohetkellä ei tarkoita halvinta kokonaishintaa. Monissa tapauksissa kokonaishinta voi tulla halvemmaksi tuotteilla ja palveluilla, joissa on mietitty esimerkiksi huoltopalveluiden tai korvaavien palveluiden tarjoaminen sopimuksen aikana tai elinkaaren lopussa olevien tuotteiden kierrätys. Tätä voidaan pitää myös vastuullisena toimintana, joka korostuu Valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton Suomen ensimmäisessä Kansallinen julkisten hankintojen strategiassa.

Tärkeintä kilpailutuksia tehtäessä on ottaa huomioon tekijät, jotka mahdollistavat hyvän ja laadukkaan julkisen hankinnan toteutumisen. Monissa kunnissa on paljon hyviä käytäntöjä, joiden avulla hankinnoista saadaan vaikuttavampia ja samalla tarjotaan paikallisille yrityksille mahdollisuus osallistua ja voittaa kilpailutuksia.

Huomionarvoista on se, että kuntapäättäjät voivat vaikuttaa vahvasti omassa kunnassa tehtäviin hankintoihin kuntastrategian tai -ohjelman kautta. Hankintoja ohjaavien strategioiden tai ohjelmien määrä kunnissa onkin kiitettävästi kasvanut neljässä vuodessa 52 prosentista 69 prosenttiin. Ensimmäiseksi nykyisten ja tulevien kuntapäättäjien kannattaakin varmistaa, että omassa kunnassa on kuntastrategia tai -ohjelma ohjaamassa kunnan hankintoja.

Viisi vinkkiä paikallisuuden ja kotimaisuuden huomioimiseen

Kuntastrategiaan tai -ohjelmaan voidaan kirjoittaa konkreettisia ohjeistuksia, painopisteitä ja keinoja julkisten hankintojen kilpailuttajille, joita voidaan jopa vaatia otettavaksi huomioon. Lisäksi niitä kannattaa seurata ja viestiä kunnan viestintäkanavissa niin kuntalaisille, yrityksille, muita hankintoja tekeville ja kunnan päätöksistä vastaaville. Mitä nämä keinot ja suositukset sitten ovat?  Paikallisuuden ja kotimaisuuden suosimisen mahdollistamiseksi voi tehdä ainakin seuraavat viisi asiaa:

1. Varhainen markkina-analyysi ja yritysten kuuleminen: hankintojen suunnittelun aikana, ennen varsinaista kilpailutusta voidaan painottaa markkina-analyysin tekemistä ja elinkaaren hallintaan panostamista. Voidaan vaatia esimerkiksi kartoittavaa ja varhaista markkinavuoropuhelua, jossa korostuu tarvelähtöisen kartoituksen tekeminen markkinoilla olevista ratkaisuista ja auttaa tuntemaan hankintojen kohteena olevien markkinoiden viimeisimmät ratkaisut. Toteutus voidaan tehdä esimerkiksi kyselyinä yrityksille. Palvelun tai tuotteen kilpailuttamisen sijaan voidaan myös kilpailuttaa valmis ratkaisu.
2. Ennakkoilmoitukset kilpailutuksista: kuntien kilpailutuksiin liittyvään viestintään kannattaa panostaa. Tietoa kannattaa levittää webinaareissa sekä käyttää kilpailutuskalenteria, jonka yritykset voivat löytää esim. kunnan verkkosivuilta. Tärkeintä on muistaa se, että viestinnän roolia ei voi koskaan väheksyä.
3. Laadullisten tekijöiden korostaminen: paikallisuutta voidaan perustella vähimmäisvaatimuksen kautta, kuten voidaan edellyttää työvaatteiden sovitusta kivijalkakaupassa tai esittää kausivihannesten ja elintarvikkeiden tuoreusvaatimuksia.
4. Dynaamisten hankintojen käyttäminen: mahdollistaa monituottajamallin toteuttamista (useampi yritys voi tarjota tuotteitaan ja palveluita) ja kilpailutuksen jatkumista koko sopimuskauden ajan. Parhaassa tapauksessa dynaamiset hankinnat saavat aikaan sen, että kilpailutuksiin voidaan saada useamman yrityksen tarjouksia.
5. Resurssien keskittäminen: hankintojen yhteinen vuosisuunnittelu ja hyvien käytäntöjen jakaminen eri hankintaosastojen kesken tuo parhaimmillaan ajallista ja taloudellista säästöä kiireisille hankintoja tekeville kilpailuttajille. Keskittämisessä ei kannata myöskään unohtaa seudullista ja naapurikuntien kanssa tehtäviä yhteishankintoja. Tällöin yhteishankintoja tekevät kunnat voivat yhdessä hankkimalla säästää resursseja ja tukea paikallisuutta.

Kotimaisuuden suosimiseen on keinoja, jos vain on tahtoa. Kuntapäättäjien kannattaa varmistaa, että tahtotila muutuu keinoiksi, sillä vireä ja elinvoimainen kunta on jokaisen kunnanpäättäjän, yrityksen ja kuntalaisen toive.

Tutustu lisää aiheeseen Päättäjille-sivullamme.