Suomalaisen Työn Liitto on rekisteröity yhdistys, joka on perustettu vuonna 1912 Tampereella. Liitossa noudatetaan yhdistyslakia ja liiton omia rekisteröityjä sääntöjä. Liiton Hyvä hallintotapa -dokumentti kokoaa yhteen liiton käytännöt ja säännökset, joiden tarkoitus on varmistaa avoin ja hyvän hallintotavan mukainen toiminta kaikessa liiton toiminnassa.
Jäsenyys
Liiton jäseninä voivat olla suomalainen oikeuskelpoinen osakeyhtiö, osuuskunta sekä yhdistys tai muu yhteisö. Liiton jäseneksi ottamisesta päättää johtokunta.
Kannustamme suomalaisen työn uudistamista yritysten keskuudessa vastaamaan vastuullisen työn vaatimuksia. Tämän vuoksi olemme määritelleet seuraavat vastuullisen työn periaatteet, joihin jäsenyhteisömme sitoutuvat liittyessään jäseniksi. Edellytämme samojen periaatteiden noudattamista myös alihankkijoiltamme ja toimittajiltamme.
Suomalaisen Työn Liiton jäsenyritykset
- luovat työpaikkoja Suomeen vahvistaen sekä taloudellista että yhteiskunnallista hyvinvointia
- huomioivat tuotannon ja toiminnan vastuullisuuden, myös hankinnoissa ja alihankintaketjussa
- tukevat työntekijöiden osaamista, hyvinvointia ja yhdenvertaisuutta
Eroaminen liitosta tulee tehdä kirjallisesti johtokunnalle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä liiton kokouksessa. Jäsenyys päättyy sen kalenterivuoden päättyessä, jonka aikana eroamisilmoitus on tehty.
Jäsen, jonka jäsenmaksu on suorittamatta kahdelta peräkkäiseltä tilikaudelta, voidaan johtokunnan päätöksellä katsoa eronneeksi liitosta.
Liiton tarkoitusperien tai hyvien kauppatapojen vastaisiin toimenpiteisiin syyllistynyt liiton jäsen voidaan johtokunnan päätöksellä erottaa liitosta.
Liittokokous
Liiton jäsenet kokoontuvat johtokunnan kutsusta vuosittain viimeistään syys-marraskuussa pidettävään liittokokoukseen sekä ylimääräiseen liittokokoukseen, kun a) liiton johtokunta katsoo sen tarpeelliseksi määrätyn asian käsittelemistä varten, tai kun b) määrätyn asian käsittelyä varten ylimääräisen liittokokouksen koollekutsumista vaaditaan johtokunnalle annetulla esityksellä, jonka on allekirjoittanut vähintään 1/20 liiton jäsenistä.
Liittokokouksissa käsitellään ainoastaan kokouskutsussa mainitut asiat.
Kutsu liittokokouksiin on toimitettava jäsenille kirjeitse tai sähköpostilla viimeistään 10 päivää ennen kokousta.
Liittokokouksessa on
- valittava kokouksen puheenjohtaja
- valittava sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa
- todettava kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- käsiteltävä johtokunnan kertomus liiton edellisen vuoden toiminnasta ja tehtävä siitä mahdollisesti johtuvat päätökset
- käsiteltävä tilinpäätös ja siihen liittyvä tilintarkastuskertomus
- vahvistettava tilinpäätös
- päätettävä vastuuvapauden myöntämisestä liiton johtokunnalle
- valittava joka kolmas vuosi liiton vaalivaliokunnan puheenjohtaja ja jäsenet
- vahvistettava valtuuston jäsenten lukumäärä
- määrättävä valtuuston puheenjohtajan, varapuheenjohtajien ja jäsenten kokouspalkkiot
- valittava valtuuston jäsenet erovuorossa olevien tilalle
- valittava joka kolmas vuosi valtuuston puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa, joita kutsutaan myös liiton puheenjohtajaksi ja liiton varapuheenjohtajiksi
- vahvistettava liittymis- ja jäsenmaksujen suuruus
- valittava yksi KHT-tilintarkastaja ja hänelle henkilökohtainen varamies tai KHT-yhteisö sekä
- käsiteltävä muut kokouskutsussa mainitut asiat
- Liiton kokouksessa jokaisella jäsenellä on yksi ääni.
- Johtokunnan ja valtuuston jäsenillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus liittokokouksissa.
Vaalivaliokunta
Liitolla on vaalivaliokunta, jonka valitsee liittokokous. Puheenjohtajan lisäksi vaalivaliokunnalla on 2-4 jäsentä. Vaalivaliokunnan toimikausi on kolme vuotta. Vaalivaliokunnan sihteerinä toimii liiton toimitusjohtaja.
Liiton vaalivaliokunta ehdottaa jäseniä vuosittain sekä valtuustoon että johtokuntaan.
Katso vaalivaliokunnan kokoonpano
Valtuusto
Liitolla tulee olla sen jäsenten edustajista muodostuva valtuusto, joka käyttää liiton päätösvaltaa. Päätösvaltaa ei kuitenkaan ole asioissa, jotka näiden sääntöjen mukaan kuuluvat liittokokoukselle tai asioissa, joista liittokokous on tehnyt päätöksen tai jotka ovat liittokokouksessa vireillä sääntöjen mukaan.
Valtuuston muodostavat liittokokouksessa kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan valittavat liiton puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa sekä vähintään 15 ja enintään 32 kokouksen kolmivuotiskaudeksi valitsemaa jäsentä, joista vuosittain kolmasosa on erovuorossa. Enintään 1/5 valtuuston jäsenistä voi olla järjestöjen edustajia. Loput valtuuston jäsenistä valitaan jäsenyrityksistä. Valtuuston jäsenelle valitaan henkilökohtainen varajäsen.
Erovuoroinen jäsen voidaan valita uudelleen.
Liiton valtuuston puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja Antti Korpiniemi ja varapuheenjohtajina henkilöstöjohtaja Jenni Gallagher sekä alivaltiosihteeri Elina Pylkkänen.
Valtuusto kokoontuu johtokunnan kutsusta, joka on lähetettävä valtuuston jäsenille viikkoa ennen kokousta. Valtuusto on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja ja 1/5 jäsenistä ovat saapuvilla.
Kokouksessa asiat ratkaistaan enemmistöäänin. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.
Valtuuston tulee syys-marraskuussa pidettävässä varsinaisessa kokouksessaan:
- määrätä johtokunnan jäsenten palkkiot
- valita johtokunnan jäsenet ja kullekin henkilökohtainen varajäsen erovuorossa olevien tilalle
- valita joka kolmas vuosi johtokunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä
- vahvistaa liiton toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio seuraavaa kalenterivuotta varten.
Tämän lisäksi valtuuston tulee
- käsitellä sellaiset asiat, jotka johtokunta, valtuuston jäsenet tai liiton jäsenet johtokunnan kautta sille esittävät.
Johtokunta
Liittoa edustaa sen lainmukaisena hallituksena johtokunta, johon kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 6-10 muuta jäsentä ja yksi varajäsen. Johtokunnan jäsenet valitaan valtuuston varsinaisessa kokouksessa. Jäsenillä on mahdollisuus tulla valituksi enintään kahdeksi kaudeksi peräkkäin.
Liiton johtokunnan puheenjohtajana toimii kestävän kehityksen johtaja Kati Ihamäki sekä varapuheenjohtajana toimitusjohtaja Susanna Blomqvist.
Johtokunnan jäsenten toimikausi on kolme vuotta. Toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy kun uusi jäsen valitaan. Vuosittain kolmasosa muista jäsenistä on erovuorossa.
Johtokunta on päätösvaltainen, kun sen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on kokouksessa läsnä. Kokouksessa asiat ratkaistaan enemmistöäänin. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.
Johtokunnan tehtävänä on ohjata liiton toimintaa. Johtokunnan tulee näissä säännöissä sen hoidettaviksi määrättyjen asioiden lisäksi mm.
- laatia liiton toimintasuunnitelma
- nimittää ja erottaa liiton toimitusjohtaja sekä liiton muut johtajat ja määrätä joku näistä toimitusjohtajan sijaiseksi
- nimittää ja erottaa liiton mahdollisen julkaisun päätoimittaja
- ratkaista jäsenhakemukset
- päättää jäsenten erottamisesta
- valmistella liittokokouksen ja valtuuston käsiteltäviksi tulevat asiat
- hoitaa ja hallita liiton omaisuutta
- asettaa avukseen määrättyjen asioiden valmistelua ja käsittelyä varten tarpeelliseksi katsottuja valiokuntia ja toimikuntia sekä
- laatia liiton tilinpäätös sekä kertomus liiton toiminnasta edellisenä kalenterivuonna.
Johtokunta kokoontuu vähintään viisi kertaa vuodessa.
Johtokunnalla on käytössä Sharepoint alustaan tehty työtila, johon materiaalit tulee johtokunnan jäsenten tiedoksi viikkoa ennen kokousta.
Työtilaan on johtokunnan jäsenillä katseluoikeudet.
Jotkut asiat, kuten esimerkiksi uudet jäsenet ja erot, siirtyvät työtilaan ajantasaisesti.
Työtilassa on nähtävillä liiton säännöt sekä edellisten kokousten pöytäkirjat liitteineen sekä merkkien strategiaan ja vastuullisuuteen liittyviä dokumentteja.
Johtokunnan tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.
Toimikunnat
Liiton johtokunta valitsee vuodeksi kerrallaan liiton jokaiselle merkille (Avainlippu-merkki, Design from Finland -merkki ja Yhteiskunnallinen Yritys -merkki) toimikunnan, joka koostuu puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta sekä 5-10 jäsenestä.
Avainlippu-merkkitoimikunnan puheenjohtajana toimii erityisasiantuntija Mikko Härkönen ja varapuheenjohtajana johtaja Johanna Sipola.
Design from Finland -merkkitoimikunnan puheenjohtajana toimii teollisuusneuvos Kari Kallonen ja varapuheenjohtajana johtaja Tuire Ranta-Meyer.
Yhteiskunnallinen Yritys -merkkitoimikunnan puheenjohtajana toimii vuorineuvos Kari Neilimo ja kehittämispäällikkö Ville Grönberg.
Toimikunta on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä on koolla puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Äänestystilanteessa äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.
Toimikuntien päätökset annetaan tiedoksi johtokunnalle. Toimikunnat kokoontuvat 4-6 kertaa vuodessa.
Katso Avainlippu-merkin toimikunnan kokoonpano
Katso Design from Finland -merkin toimikunnan kokoonpano
Katso Yhteiskunnallinen Yritys -merkin toimikunnan kokoonpano
Reklamaatioiden käsittely
Toimikunnat käsittelevät liittoon tulleet merkkihakemukset sekä reklamaatiot merkkien sääntöjen mukaisesti. Jos hakija on tyytymätön päätökseen, hän voi tehdä asiasta selvityspyynnön liiton johtokunnalle.
Liiton reklamaatioprosessi:
Reklamaatiot:
- tulee tehdä kirjallisesti
- tehdään omalla/yrityksen nimellä. Nimettömiä reklamaatioita emme käsittele
- tieto reklamoijasta on luottamuksellinen, mutta jos perättömästä reklamaatiosta aiheutuu reklamoinnin kohteelle taloudellista haittaa ja siitä aiheutuu oikeusprosessi, on tieto julkinen
- tulee käydä selkeästi ilmi mitä yritystä ja mitä sen tuotetta/palvelua se koskee
- todisteet merkin väärinkäytöstä. Pelkkään kuulopuheeseen tms. emme reagoi
- liitossa reklamaatiot käsitellään vain niiden henkilöiden kesken, jota kuuluvat reklamaatioprosessiin
- viedään tieto yksittäisestä reklamaatiotapauksesta merkkitoimikunnalle ja/tai johtokunnalle vain, jos se on tarpeellista jatkokäsittelyn kannalta.
Merkit ja niiden hallinnointi
Toimisto esikäsittelee sähköisesti liittoon saapuneet merkkihakemukset ja esittää ne toimikunnalle.
Liitossa on käytössä Sharepoint alustaan tehty työtila, jossa hallinnoidaan toimikuntien kokousmateriaaleja. Jokaisella toimikunnalla on oma työtilansa.
Kun hakemukset on esikäsitelty toimikunnan käsittelyyn liiton CRM-järjestelmässä, siirtyvät tiedot yön aikana toimikunnan työtilaan. Työtilassa toimikunnan jäsen pääsee näkemään ja kommentoimaan hakemuksia ajantasaisesti.
Työtiloissa on toimikunnan nähtävillä ko. merkin säännöt sekä mahdolliset muut ohjeet sekä edellisten kokousten pöytäkirjat.
Merkkejä hallinnoidaan ja tuotteiden/palveluiden käyttöoikeuksia seurataan liiton CRM-järjestelmässä. Merkin saaneet yritykset sekä tuotteet/palvelut julkaistaan liiton verkkosivuilla.
CRM-järjestelmä
CRM-järjestelmässä hallinnoidaan liiton jäsenyydet, merkkien käyttöoikeudet, yritysyhteistyö, tapahtumat sekä myyntimateriaali. Tietokanta sisältää muun muassa seuraavia asioita: jäsenyyden kesto, merkkien määrä, yritysyhteistyön määrä, jäseneen liittyvät asiat (CRM), sekä laskutus- ja maksutiedot. Tietokannasta on saatavissa lisäksi erilaisia raportteja ja sitä kautta hallinnoidaan myös liiton sopimuksia ja tapahtumia sekä lähetetään kutsuja ja joukkokirjeitä.
Liitto tarjoaa jäsenistölle extranet palvelun, jossa jäsen voi hallinnoida merkkien käyttöoikeuksia.
Sopimustietojärjestelmä
Vuoden 2019 lopulla liitto otti käyttöön sähköisen sopimustietojärjestelmän, jonka avulla liiton ja Avainlippu Oy:n sopimukset sekä pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti käyttäen SopimusSign-työkalua. Sopimukset ja pöytäkirjat myös arkistoidaan sähköisesti sopimustietojärjestelmään.
GDPR
V. 2018 voimaan tullut tietosuoja-asetus on huomioitu liiton toiminnassa. Liitossa on käytössä mygdpr-työkalu, jonka avulla hallinnoidaan gdpr-asioita.
Liitossa on käytössä seuraavat henkilörekisterit:
Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Arvonta- ja kilpailurekisteri (+Kuluttajatesti)
Henkilöstörekisteri (+Kellokortti)
Kuluttajauutiskirjerekisteri
Lehdistöjakelurekisteri
Palauterekisteri
Tapahtumien osallistujarekisteri
Tervetuloa meille -viikon rekisteri
Jokaisessa henkilörekisterissä on käytössä tietosuojaseloste.
Toimitusjohtaja/henkilöstö
Toimitusjohtaja
Liiton toimitusjohtajana toimii Tero Lausala. Toimitusjohtajan valitsee ja erottaa liiton johtokunta. Toimitusjohtajan sopimuksen allekirjoittaa johtokunnan puheenjohtaja.
Toimitusjohtajan kustannukset hyväksyy liiton johtokunnan puheenjohtaja.
Toimitusjohtajan tehtävät:
- valmistella ja esitellä johtokunnan kokouksissa esille tulevat asiat
- johtaa liiton toimistoa ja järjestää sen työt
- antaa liittokokouksessa, valtuustossa ja johtokunnassa lausuntoja käsiteltävistä kysymyksistä ja huolehtia päätösten toimeenpanosta sekä
- huolehtia liiton varojen hoidosta ja kirjanpidosta.
Toimitusjohtajan tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.
Henkilöstö
Liiton henkilöstön valitsee ja työsopimukset allekirjoittaa liiton toimitusjohtaja.
Palkan tarkastuksissa liitossa noudatetaan yksi yli yhden -periaatetta.
Liitossa noudatetaan Teknologiateollisuuden ylempien toimihenkilöiden työehtosopimusta.
Liitossa on mahdollista tehdä tessin mukainen työsopimus koskien kokonaistyöaikaa.
Henkilöstö on keskuudestaan valinnut työsuojeluvaltuutetun sekä kaksi varavaltuutettua. Työsuojelupäällikkönä toimii hallintopäällikkö.
Henkilökunnan työaika on 7h 45min. Työaikaa seurataan Kellokortti.fi-sovelluksella, johon jokainen työntekijä merkitsee päivittäisen työaikansa.
Henkilökunnan kanssa on tehty sekä viikkotyöaikasopimuksia että kokonaistyöaikasopimuksia.
Henkilökunnan lomia seurataan työajanseuranta järjestelmässä. Henkilökunnalla on käytössä lomapankki, johon voi kerryttää maksimissaan 30 lomapäivää.
Henkilökunnan työterveydenhuoltosopimus on tehty Terveystalo-lääkäriaseman kanssa. Henkilökunnalle on lisäksi otettu työkykyvakuutus sekä tapaturmavakuutus Lähi-Tapiolasta. Eläkevakuutusyhtiönä on Työeläkevakuutusyhtiö Elo.
Työpaikalla on käytössä työpaikkaopas, josta selviää työpaikan käytännöt.
Henkilökunnalle maksetaan johtokunnan määrittelemän jäsenhankintaohjelman mukaisesti jäsenhankintapalkkiota hankkimistaan uusista jäsenistä. Henkilökunnalla on lisäksi johtokunnan vuosittain määrittelemä kannustinpalkkiojärjestelmä.
Henkilöstön työtyytyväisyyttä seurataan jatkuvasti päivitettävällä, kahden viikon välein käsiteltävällä järjestelmällä ja sen perusteella käydyissä keskusteluissa. Toimitusjohtaja käy henkilöstön kanssa kehityskeskusteluja neljä kertaa vuodessa.
Liiton henkilöstöpolitiikassa noudatetaan tasa-arvolakia ja yhdenvertaisuuslakia. Työpaikkakiusaamisen ja seksuaalisen häirinnän suhteen liitolla on nollatoleranssi.
Toiminimen allekirjoitus
Liiton nimen kirjoittamiseen tarvitaan kaksi henkilöä. Nimenkirjoitusoikeus on liiton puheenjohtajalla, varapuheenjohtajilla, johtokunnan puheenjohtajalla ja toimitusjohtajalla sekä hallintopäälliköllä.
Vastuullisuus
Suomalaisen Työn Liitto huomioi vastuullisuuden omassa toiminnassaan seuraavin tavoin:
Työtä Suomeen
Työllistämme 17 henkilöä suoraan. Lisäksi toiminnallamme on työllistävä vaikutus Suomalaisen Työn Liitto ry:n ja Avainlippu Oy:n hankintojen kautta (noin 1 500 000 €/vuosi). Nämä hankinnat suuntautuvat esimerkiksi mainos-, viestintä- ja mediatyöhön sekä IT-palveluidemme kehittämiseen.
Palvelutoiminnan ja hankintojen vastuullisuus ja kotimaisuus
Suomalaisen Työn Liiton kaikki työ tehdään Suomessa ja varmistamme myös, että alihankkijat toimivat Suomessa. Hankintasääntöjemme mukaisesti ostamme aina ensisijaisesti jäsenyrityksiltämme ja toissijaisesti toiselta kotimaiselta vaihtoehdolta, jos se on mahdollista.
Liiton kaikissa tuote- ja palveluhankinnoissa kiinnitetään erityistä huomiota suomalaisuuteen ja ekologisuuteen. Kierrätämme kaikki jätteet ja toimitamme vanhat huonekalut uusiokäyttöön. Liitossa noudatetaan myös taloudellista säästäväisyyttä. Olemme digitalisoineet niin jäsentoimintoja kuin työntekijöiden toimintamalleja. Pyrimme välttämään turhaa tulostusta.
Noudatamme liitossa avoimuuden periaatetta. Tämä Hyvä hallintotapa -ohjeistus tarkistetaan vuosittain johtokunnassa.
Liitto kannustaa jäseniään vastuullisuuteen järjestämällä vastuullisuuskoulutuksia. Merkkimme huomioivat vastuullisuuden osana kriteereitään ja/tai viestintäänsä ja Suomalaisen Työn Liiton jäsenyys edellyttää sitoutumista vastuullisuusperiaatteisiimme.
Hyvä työnantajuus
Liitto huolehtii työntekijöidensä fyysisestä sekä psyykkisestä hyvinvoinnista muun muassa tarjoamalla työntekijöille laajan työterveyshuollon, liikunta- ja kulttuurisetelit, liikunta- ja virkistyspäivät sekä seuraamalla jatkuvasti Hr-Pulssi-työkalulla työntekijöiden työtyytyväisyyttä sekä reagoimalla poikkeamiin. Liitossa on käytössä varhaisen välittämisen malli. Kehityskeskustelut järjestetään neljä kertaa vuodessa ja työntekijät voivat ylläpitää omaa ammattitaitoaan koulutusmahdollisuuksilla. Työntekijöillä on käytössään ajantasaiset työvälineet ja liitto kohtelee kaikkia työntekijöitään tasavertaisesti esimerkiksi saman tasoisella kannustinpalkkiojärjestelmällä.
Työntekijöillä on mahdollisuus osallistua laajasti toiminnan kehittämiseen ja heidän työtänsä koskevaan päätöksentekoon.
Tiedonkulku liitossa
Tiedonkulku liitossa tapahtuu maanantaikokouksissa sekä käytössä olevien sähköisten järjestelmien avulla, kuten sähköposti, Yammer ja Teams.
Lisäksi liiton asiakastietojärjestelmään merkitään kaikki oleelliset tiedot liiton jäsenistä ja heidän kanssaan käydyistä keskusteluista.
Tiedonanto
Tiedotuksen päävastuu liitossa on toimitusjohtajalla. Lisäksi asiantuntijat antavat tarvittaessa lausuntoja heitä koskevissa asioissa.
Hankinnat
Hankinnoissa osapuolten kesken tehdään kirjallinen ostosopimus tai puitesopimus, jossa käytetään liiton sopimuspohjaa.
Liitossa noudatetaan johtokunnan hyväksymiä hankintasäännöksiä, jotka koskevat myös liiton omistamaa Avainlippu Oy:tä:
- Silloin kun jäsenkunnasta löytyy sopiva toimittaja, hankinnat tehdään pääsääntöisesti liiton jäsenyrityksistä tai ainakin suomalaiselta yritykseltä.
- Edellytämme toimittajiltamme, että he toimivat liiton vastuullisen työn periaatteiden mukaisesti.
- Hankinnoissa, joiden kokonaishankintahinta on yli 5.000 €, tulee pyytää kirjallinen tarjous vähintään kolmelta taholta. Tarjoukset esitellään ja päätetään yhdessä toimitusjohtajan ja hallintopäällikön kanssa.
- Silloin kun hanke on luonnollinen jatkumo aiemmasta hankkeesta tai silloin kun tarjolla ei ole todistettavasti kolme vastaavaa vaihtoehtoa, voidaan poikkeustapauksissa tehdä hankinta ilman kilpailutusta.
- Projekteihin liittyvissä hankinnoissa tai liiton/Avainlippu Oy:n budjetissa määriteltyihin kokonaisuuksiin liittyvissä hankinnoissa voi projektipäällikkö tai vastuussa oleva henkilö tehdä alle 500 € hankintoja itsenäisesti. Yli 500 € hankinnoista tulee sopia toimitusjohtajan ja hallintopäällikön kanssa. Kun toimittaja on valittu, tehdään kirjallinen ostosopimus, jossa noudatetaan Liiton hankintasääntöjä (ostosopimusehtoja). Toimittajan kanssa on mahdollista tehdä myös puitesopimus ja tilauksittain tilausvahvistus, jossa viitataan ko. puitesopimukseen.
- Mikäli liitto on saanut julkista rahaa projektiin tai muuhun vastaavaan, tulee projektipäällikön tai muuten hankinnasta vastuussa olevan henkilön selvittää, koskevatko hankintaa julkisten hankintojen kilpailutussäännökset.
- Tuotehankinnoissa tulee lisäksi varmistaa, että tuotteella on jokin liiton hallinnoimista merkeistä.
- Palveluhankinnoissa tulee palveluntuottajalta selvittää, liittyykö palveluun alihankintana tehtävää osuutta ja tehdäänkö se Suomessa. Mikäli alihankkija ei ole suomalainen, tulee palveluntuottajan selvittää, voiko alihankkijana toimia suomalainen yritys. Palveluntuottajan tulee edellyttää alihankkijaltaan vastuullisuutta.
- Liiton jatkuvat palvelut tulee myös säännöllisesti kilpailuttaa.
- Projektipäälliköiden sekä budjetissa määriteltyjen kokonaisuuksien vastuuhenkilöiden tulee säännöllisesti käydä budjettitilanne läpi hallintopäällikön kanssa.
Riskienhallinta
Liitolla ei ole varsinaista riskienhallintapolitiikkaa. Toimitusjohtaja käy jatkuvaa keskustelua johtokunnan ja henkilöstön kanssa mahdollisista riskeistä.
Toimitusjohtaja ottaa kantaa mahdollisiin riskeihin myös jokaisen johtokunnan yhteydessä pidettävässä toimintakatsauksessa, minkä pohjalta johtokunta keskustelee ja tarvittaessa ryhtyy toimenpiteisiin.
Taloushallinto
Liiton tilikausi on kalenterivuosi. Liiton tilinpäätös julkaistaan liiton verkkosivuilla.
Liiton pääpankkina toimii Helsingin OP Pankki Oyj ja toisena pankkina Nordea Pankki Suomi Oyj.
Kirjanpito
Liiton kirjanpidon hoitaa hallintopäällikkö.
Tietokonehankinnat kirjataan suoraan tuloslaskelmaan. TEM:n tai muun mahdollisen ulkopuolisen tahon myöntämää projektirahoitusta seurataan kustannuspaikoilla. Ja niistä pidetään yllä kalustoluetteloa.
Myyntireskontra/laskutus
Jäsenlaskutus
Kalenterivuoden alussa yrityksille lähetetään vuosikysely, jossa he ilmoittavat yrityksensä liikevaihtotiedon sekä merkkiä käyttävien tuotteiden/palveluiden liikevaihtotiedon.
Laskutukset suoritetaan kevään aikana siten, että kaikki voimassa olevat jäsenyydet on laskutettu toukokuun loppuun mennessä.
Kuluvan vuoden aikana jäseneksi tulleet jäsenyydet laskutetaan johtokunnan kokouksien jälkeen seuraavasti:
tammi-kesäkuu: jäsenmaksu 100 %
heinä-lokakuu: jäsenmaksu 50 %
marras-joulukuu: jäsenmaksu 15 %
Liitolla on mahdollisuus soveltaa erikoisjäsenmaksuja johtokunnan määrittelemissä tapauksissa, esim. yritysryhmien osalta.
Merkkien käyttöoikeuksien laskutus
Toimikuntien kokouksien jälkeen merkkien käyttöoikeudet tulevat näkyviin kyseisten yritysten tietoihin ja ne laskutetaan toimikuntien kokousten jälkeen.
Yritysyhteistyön laskutus (Avainlippu Oy)
Hankkeesta vastaava henkilö perustaa asiakastietokantaan kohdan, johon merkitään yritysyhteistyössä mukana olevat yritykset ja yhteyshenkilöt. Tiedot kirjautuvat samalla automaattisesti myös kyseisten yritysten tietoihin.
Yritysyhteistyöhön mukaan tulevien yritysten kanssa tehdään sopimukset eli tilausvahvistukset, joiden hyväksynnän jälkeen myynti ilmoittaa hallinnolle milloin kyseinen yritysyhteistyö on laskutusvalmis. Tilausvahvistukset tallennetaan kyseisen yrityksen tietoihin asiakastietokantaan.
Merkkituotteiden tilaus ja laskutus (Avainlippu Oy)
Yritykset, joilla on jokin liiton myöntämän merkin käyttöoikeus, voivat tilata extranetista löytyvien painoaineistojen mukaisia tuotteita, kuten tarroja haluamaltaan kumppanilta tai liiton omalta yhteistyökumppanilta.
Ostoreskontra
Ostolaskut tulevat liitoon verkkolaskuina, minkä jälkeen ne lähetetään sähköisellä järjestelmällä tarkastuskierrokselle. Tarkastuksen jälkeen ne siirtyvät toimitusjohtajalle hyväksyntään ja sen jälkeen ostoreskontraan, josta ne maksetaan ja siirretään kirjanpitoon kuukausiajona. Ostolaskujen tiliöinnin suorittaa kirjanpitäjä.
Palkkahallinto
Palkat maksetaan kerran kuukaudessa. Toimitusjohtaja hyväksyy palkkojen maksatuksen.
Matkalaskut tarkastaa hallintopäällikkö ja hyväksyy toimitusjohtaja. Hyväksynnän jälkeen matkalasku kirjataan palkkalaskentaan manuaalisesti ja maksetaan palkanmaksun yhteydessä.
Tilintarkastus
Liiton tilintarkastajan sekä varatilintarkastajan valitsee liittokokous vuodeksi kerrallaan.
Liiton tilintarkastajana toimii KHT Katja Hanski, Nexia Oy:stä sekä varatilintarkastajana KHT Johanna Hilden Nexia Oy.
Liiton kirjanpito tositteineen on annettava tilintarkastajan tarkastettavaksi niin ajoissa, että tilinpäätös tilintarkastuskertomuksineen voidaan lähettää liiton jäsenille tiedoksi viimeistään 10 päivää ennen liittokokousta.
Yritysyhteistyö
Yritysyhteistyöhön mukaan tulevien yritysten kanssa tehdään sopimukset eli tilausvahvistukset. Yritysyhteistyötä tehdään pääsääntöisesti liiton omistaman osakeyhtiön Avainlippu Oy:n kautta.
Yrityslahjat ja muistaminen
Suomalaisen Työn Liitto ei anna eikä ota vastaan tavallisesta huomioimisesta tai kohteliaisuudesta poikkeavia lahjoja.
Avainlippu Oy
Avainlippu Oy on liiton 100 % omistama osakeyhtiö. Avainlippu Oy:n liikevaihto syntyy liiton jäsenten kanssa tehtävästä yritysyhteistyöstä ja myytävistä merkkituotteista.
Avainlippu Oy:n palveluksessa on kaksi henkilöä ja toimitusjohtajana toimii liiton toimitusjohtaja. Toimitusjohtajalle ei makseta palkkaa osakeyhtiöstä. Hallinnon hoitaa liiton hallintopäällikkö, jolle maksetaan korvaus osakeyhtiöstä. Osakeyhtiön allekirjoitusoikeudet ovat toimitusjohtajalla ja hallintopäälliköllä.
Liiton johtokunta valitsee vuosittain keskuudestaan yhtiökokouksen edustajan sekä Avainlippu Oy:n hallituksen, johon kuuluu kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen.
Hallituksen puheenjohtajan toimii toimitusjohtaja Sanna Varpukari.
Avainlippu Oy:n yhtiökokouksen edustajana toimii johtokunnan jäsen Mari Rautiainen.
Avainlippu Oy:n hallituksen jäsenten tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.
22.3.2022