Hyvä hallintotapa

Johdanto

Tämän ohjeen tarkoitus on toimia ohjeena Suomalainen työ ry:n (jäljempänä ”yhdistys”) jäsenille, luottamushenkilöille ja työntekijöille, sekä varmistaa hyvän hallintotavan noudattaminen yhdistyksen kaikessa toiminnassa. Hyvällä hallintotavalla vahvistetaan toiminnan ja hallinnon läpinäkyvyyttä, mikä osaltaan edistää myös yleistä luottamusta yhdistyksen toimintaa kohtaan. Tämä ohje täydentää toimintaohjeita siltä osin kuin jotain asiaa ei ole mainittu yhdistyslaissa, muussa soveltuvassa lainsäädännössä tai liiton säännöissä, jotka ovat ensisijaisia suhteessa tähän ohjeeseen.

Suomalainen työ on jäsentensä omistama, voittoa tavoittelematon ja poliittisesti sitoutumaton suomalaisen työn ja työelämän asiantuntija. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää Suomessa tehtävän työn arvostusta ja parantaa suomalaisten tuotteiden ja palveluiden kilpailuedellytyksiä. Yhdistykseen kuuluu tuhansia eri kokoisia yritys- ja yhteisöjäseniä. Yhdistys myöntää ja hallinnoi suomalaisesta valmistuksesta, suunnittelusta ja yhteiskunnallisen hyvän tuottamisesta kertovia merkkejä. Suurimmalle osalle jäsenistämme on myönnetty Avainlippu-, Design from Finland – ja/tai Yhteiskunnallinen Yritys -merkin käyttöoikeus. Yhdistys järjestää jäsenilleen koulutusta, valmennusta ja tilaisuuksia, toteuttaa tutkimuksia, edistää jäsenten välistä verkostotoimintaa ja rakentaa yhteyttä keskeisten sidosryhmien välillä.

Jäsenyys

Yhdistyksen jäseniä voivat olla suomalainen oikeuskelpoinen yritys, osuuskunta sekä yhdistys tai muu yhteisö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Jäseneksi ottamisesta päättää yhdistyksen hallitus.

Olemme määritelleet vastuullisen työn periaatteet, joihin jäsenemme sitoutuvat liittyessään liiton jäseniksi. Edellytämme samojen periaatteiden noudattamista myös alihankkijoiltamme ja toimittajiltamme.

Suomalaisen työn jäsenet:

• Luovat työpaikkoja Suomeen vahvistaen sekä taloudellista että yhteiskunnallista hyvinvointia
• Varmistavat työntekijöiden työturvallisuuden ja tukevat heidän osaamistaan, hyvinvointia, yhdenvertaisuutta sekä työyhteisön monimuotoisuutta
• Tunnistavat toiminnan olennaisimmat ympäristövaikutukset ja päästölähteet sekä toteuttavat toimenpiteitä, joilla minimoidaan näiden haitallisia vaikutuksia ja
• Huomioivat tuotannon ja toiminnan vastuullisuuden, myös hankinnoissa ja alihankintaketjussa.

Eroaminen yhdistyksestä tulee tehdä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa, ilmoitus tulee kirjata pöytäkirjaan. Jäsenyys päättyy sen kalenterivuoden päättyessä, jonka aikana eroamisilmoitus on tehty. Jäsen, jonka jäsenmaksu on suorittamatta kahdelta peräkkäiseltä tilikaudelta, voidaan hallituksen päätöksellä katsoa eronneeksi. Yhdistyksen tarkoituksen tai hyvän kauppatavan vastaisiin tai muutoin sopimattomiin toimenpiteisiin syyllistynyt jäsen voidaan hallituksen päätöksellä erottaa.

Yhdistyksen kokous

Yhdistyksen jäsenet kokoontuvat hallituksen kutsusta vuosittain viimeistään syys-marraskuussa pidettävään yhdistyksen kokoukseen sekä ylimääräiseen yhdistyksen kokoukseen, kun a) yhdistyksen hallitus katsoo sen tarpeelliseksi määrätyn asian käsittelemistä varten, tai kun b) määrätyn asian käsittelyä varten ylimääräisen yhdistyksen kokouksen koollekutsumista vaaditaan hallitukselle annetulla esityksellä, jonka on allekirjoittanut vähintään 1/20 yhdistyksen jäsenistä. Mikäli jäsenet haluavat saada jonkin asian ylimääräisen yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on siitä ilmoitettava kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Yhdistyksen kokouksissa käsitellään ainoastaan kokouskutsussa mainitut asiat.

Kutsu yhdistyksen kokouksiin on toimitettava jäsenille kirjeitse tai sähköpostilla viimeistään 10 päivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Jos kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Yhdistyksen kokouksessa on:

1. Valittava kokouksen puheenjohtaja
2. Valittava sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. Todettava kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus ja hyväksyttävä kokouksen työjärjestys
4. Käsiteltävä yhdistyksen vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus
5. Vahvistettava tilinpäätös
6. Päätettävä vastuuvapauden myöntämisestä yhdistyksen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Valittava yhdistyksen vaalivaliokunnan puheenjohtaja ja jäsenet erovuorossa olevien tilalle
8. Vahvistettava yhdistyksen valtuuston jäsenten lukumäärä
9. Määrättävä valtuuston puheenjohtajan, varapuheenjohtajien ja jäsenten kokouspalkkiot
10. Valittava valtuuston jäsenet erovuorossa olevien tilalle
11. Valittava valtuuston puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa erovuorossa olevien tilalle
12. Vahvistettava liittymis- ja jäsenmaksujen suuruus
13. Valittava yksi KHT-tilintarkastaja ja hänelle henkilökohtainen varahenkilö tai KHT-yhteisö sekä
14. Käsiteltävä muut kokouskutsussa mainitut asiat

Yhdistyksen kokouksessa jokaisella jäsenellä on yksi ääni.

Hallituksen ja valtuuston jäsenillä on yhdistyksen kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus, mutta ei äänioikeutta.

Vaalivaliokunta

Yhdistyksellä on vaalivaliokunta, johon kuuluu yhdistyksen kokouksen valitsemat 3–5 jäsentä, joista yksi valitaan puheenjohtajaksi. Vaalivaliokunnan jäsenten toimikausi on kolme vuotta. Vaalivaliokunnan kokousten sihteerinä toimii yhdistyksen toimitusjohtaja. Erovuoroinen jäsen ja puheenjohtaja voidaan valita uudelleen.

Vaalivaliokunta ehdottaa jäseniä vuosittain sekä valtuustoon että hallitukseen.

Valtuusto

Yhdistyksellä tulee olla valtuusto, joka käyttää yhdistyksen päätösvaltaa. Päätösvaltaa ei kuitenkaan ole asioissa, jotka sääntöjen mukaan kuuluvat yhdistyksen kokoukselle tai asioissa, joista yhdistyksen kokous on tehnyt päätöksen tai jotka ovat yhdistyksen kokouksessa vireillä sääntöjen mukaan.

Valtuuston muodostavat yhdistyksen kokouksessa kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan valittavat yhdistyksen valtuuston puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa sekä vähintään 15 ja enintään 32 yhdistyksen kokouksen kolmivuotiskaudeksi valitsemaa jäsentä, joista vuosittain kolmasosa on erovuorossa. Enintään 1/5 valtuuston jäsenistä voi olla järjestöjen tai muiden kuin yhdistyksen jäsenten edustajia. Loput valtuuston jäsenistä valitaan jäsenyrityksistä. Valtuuston jäsenille valitaan henkilökohtainen varajäsen.

Erovuoroinen jäsen ja puheenjohtaja sekä varapuheenjohtaja voidaan valita uudelleen.

Valtuusto kokoontuu hallituksen kutsusta vuosittain viimeistään syys-marraskuussa pidettävään varsinaiseen kokoukseen sekä ylimääräiseen valtuuston kokoukseen, kun a) valtuuston jäsenet niin päättävät, b) hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai c) 1/10 valtuuston jäsenistä katsoo siihen olevan aihetta. Kutsu valtuuston kokoukseen on lähetettävä valtuuston jäsenille kirjeitse tai sähköpostitse viimeistään viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Jos kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä osallistujan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Valtuusto on päätösvaltainen, kun valtuuston puheenjohtaja ja 1/5 jäsenistä on saapuvilla. Valtuuston kokouksiin voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla.

Kokouksessa asiat ratkaistaan enemmistöäänin. Äänten mennessä tasan valtuuston puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Valtuuston tulee varsinaisessa kokouksessaan:

1. Määrätä hallituksen jäsenten palkkiot
2. Valita hallituksen jäsenet
3. Valita hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja erovuorossa olevien tilalle sekä
4. Vahvistaa yhdistyksen toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio seuraavaa kalenterivuotta varten.

Tämän lisäksi valtuuston tulee:

1. Käsitellä sellaiset asiat, jotka hallitus tai valtuuston tai yhdistyksen jäsenet hallituksen kautta sille esittävät.

Yhdistyksen hallitus

Yhdistystä edustaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 6–10 muuta jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan valtuuston varsinaisessa kokouksessa. Jäsenillä on mahdollisuus tulla valituksi enintään kahdeksi kaudeksi peräkkäin.

Hallituksen jäsenten toimikausi on kolme vuotta. Toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy, kun uusi jäsen valitaan.

Hallitus on päätösvaltainen, kun sen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on kokouksessa läsnä. Kokouksessa asiat ratkaistaan enemmistöäänin. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Hallituksen tehtävänä on ohjata yhdistyksen toimintaa. Hallituksen tulee säännöissä sen hoidettaviksi määrättyjen asioiden lisäksi mm.

1. Hoitaa huolellisesti lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti yhdistyksen asioita
2. Vahvistaa yhdistyksen strategia ja toimintasuunnitelma
3. Nimittää ja erottaa yhdistyksen toimitusjohtaja sekä päättää hänen työehdoistaan
4. Päättää yhdistyksen toimitusjohtajan ja työntekijöiden palkitsemisesta
5. Ratkaista jäsenhakemukset
6. Päättää jäsenten erottamisesta
7. Valmistella yhdistyksen kokouksen ja valtuuston käsiteltäviksi tulevat asiat
8. Hoitaa ja hallita yhdistyksen omaisuutta
9. Asettaa avukseen määrättyjen asioiden valmistelua ja käsittelyä varten tarpeelliseksi katsottuja valiokuntia ja toimikuntia sekä
10. Valvoa yhdistyksen tilinpäätös sekä kertomus yhdistyksen toiminnasta edellisenä kalenterivuonna.

Hallitus kokoontuu vähintään viisi kertaa vuodessa.

Hallituksella on käytössään sähköinen työtila, johon materiaalit jaetaan hallituksen jäsenten tiedoksi noin viikkoa ennen kokousta. Hallituksen jäsenillä on työtilaan katseluoikeudet. Työtilassa on nähtävillä yhdistyksen säännöt sekä edellisten hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen.

Hallituksen tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.

Merkkitoimikunnat

Yhdistyksen hallitus valitsee vuodeksi kerrallaan yhdistyksen merkeille – Avainlippu, Design from Finland ja Yhteiskunnallinen Yritys, toimikunnat, jotka koostuvat puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta sekä 5–10 jäsenestä. Toimikunnat tekevät itsenäisesti merkkihakemuksia koskevat päätökset.

Toimikunta on päätösvaltainen, kun sen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on kokouksessa läsnä. Äänestystilanteessa äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Toimikuntien päätökset annetaan tiedoksi yhdistyksen hallitukselle. Toimikunnat kokoontuvat noin 4–6 kertaa vuodessa.

Toimielinten ajantasaiset tiedot

Yhdistyksen verkkosivuilla julkaistaan ajantasaiset tiedot toimielinten kokoonpanoista puheenjohtajineen. Tiedot päivittyvät vuosittain yhdistyksen- ja valtuustokokousten jälkeen tai vuoden aikana tapahtuvien mahdollisten muutosten mukaan.

Merkit ja niiden hallinnointi

Yhdistyksen toimisto esikäsittelee sähköisesti saapuneet merkkien käyttöoikeushakemukset ja esittää ne kyseisten merkkien toimikunnille.

Yhdistyksellä on käytössä sähköinen työtila, jossa hallinnoidaan toimikuntien kokousmateriaaleja. Jokaisella toimikunnalla on oma työtilansa.

Kun hakemukset on esikäsitelty ko. toimikunnan käsittelyä varten yhdistyksen jäsenrekisterissä, tiedot siirtyvät ko. toimikunnan työtilaan. Työtilassa toimikunnan jäsen pääsee näkemään ja kommentoimaan hakemuksia ajantasaisesti. Kaikki käyttöoikeushakemuksiin liittyvät tiedot käsitellään luottamuksellisina ja pidetään salaisina.

Työtiloissa on toimikunnan nähtävillä ko. merkin säännöt ja merkkien käyttöehdot sekä mahdolliset muut ohjeet sekä edellisten kokousten pöytäkirjat.

Merkkien käyttöoikeuksia hallinnoidaan ja merkin käyttöoikeuden saaneita tuotteita ja palveluita seurataan yhdistyksen jäsenrekisterissä. Merkkien käyttöoikeuden saaneet jäsenet sekä niiden tuotteet/palvelut julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla.

Reklamaatioiden käsittely

Toimikunnat käsittelevät yhdistykseen tulleet merkkihakemukset sekä reklamaatiot merkkien käyttöehtojen sekä merkkikohtaisten sääntöjen mukaisesti. Reklamaatiot voivat koskea evättyjä merkkien käyttöoikeushakemuksia tai merkkien ehtojen vastaista käyttöä. Jos hakija on tyytymätön päätökseen, hän voi tehdä asiasta selvityspyynnön yhdistyksen hallitukselle.

Yhdistyksen reklamaatioprosessi:

Reklamaatiot tulee tehdä kirjallisesti ja omalla/yrityksen nimellä, nimettömiä reklamaatioita ei käsitellä. Tieto reklamoijasta on luottamuksellinen, mutta jos perättömästä reklamaatiosta aiheutuu reklamoinnin kohteelle taloudellista haittaa ja siitä aiheutuu oikeusprosessi, on tieto julkinen. Reklamaatiosta tulee käydä selkeästi ilmi mitä merkkiä sekä mitä yhteisöä ja mitä sen tuotetta/palvelua se koskee. Reklamaatioon tulee liittää todisteet merkin väärinkäytöstä (pelkkään kuulopuheeseen tms. ei reagoida).

Reklamaatiot käsitellään yhdistyksessä niiden henkilöiden kesken, jotka kuuluvat reklamaatioprosessiin ja jotka valmistelevat merkkihakemukset kullekin toimikunnalle. Tieto yksittäisestä reklamaatiotapauksesta viedään kyseiselle merkkitoimikunnalle ja/tai hallitukselle vain, jos se on tarpeellista jatkokäsittelyn kannalta.

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterissä hallinnoidaan yhdistyksen jäsenyydet ja merkkien käyttöoikeudet. Tietokanta sisältää muun muassa seuraavia asioita kustakin jäsenestä: jäsenyyden kesto, jäsenelle myönnettyjen merkkien käyttöoikeudet, yhteystiedot sekä laskutus- ja maksutiedot. Lisäksi tietokannasta on saatavissa erilaisia raportteja ja tietokannan kautta hallinnoidaan myös yhdistyksen sopimuksia ja tapahtumia, sekä lähetetään kutsuja ja toteutetaan asiakasviestintää.

Yhdistys tarjoaa jäsenistölle extranet-palvelun, jossa jäsen voi hallinnoida sille myönnettyjen merkkien käyttöoikeuksia, omia yhteystietojaan sekä ladata jäsenten käyttöön tuotettuja aineistoja ja koulutusmateriaaleja.

Tietosuoja

Keskeinen tietosuojalainsäädäntö (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja Tietosuojalaki (1050/2018)) on huomioitu yhdistyksen toiminnassa. Yhdistyksen kulloinkin voimassa oleva tietosuojaseloste löytyy yhdistyksen verkkosivuilta www.suomalainentyo.fi.

Yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus

Yhdistyksen nimen kirjoittamiseen tarvitaan aina kaksi henkilöä yhdessä. Nimenkirjoitusoikeus on yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajilla, hallituksen puheenjohtajalla ja toimitusjohtajalla sekä niillä työntekijöillä, jotka hallitus on siihen oikeuttanut.

Toimitusjohtaja ja henkilöstö

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan valitsee ja erottaa yhdistyksen hallitus. Toimitusjohtajan työsopimuksen allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja. Toimitusjohtajan kustannukset hyväksyy yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja.

Toimitusjohtajan tehtävänä on:

1. Johtaa ja kehittää yhdistyksen toimintaa hallituksen antamien suuntaviivojen mukaisesti
2. Laatia yhdistyksen strategia ja toimintasuunnitelma
3. Nimittää ja erottaa yhdistyksen työntekijät sekä päättää heidän työehdoistaan
4. Valmistella ja esitellä hallituksen kokouksissa esille tulevat asiat
5. Toimia vaalivaliokunnan kokousten sihteerinä
6. Antaa yhdistyksen kokouksessa, valtuustossa ja hallituksessa lausuntoja käsiteltävistä kysymyksistä ja huolehtia päätösten toimeenpanosta sekä
7. Organisoida yhdistyksen varojenhoito ja kirjanpito.

Toimitusjohtajan tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.

Henkilöstö

Yhdistyksen henkilöstön valitsee ja työsopimukset allekirjoittaa toimitusjohtaja.

Palkan tarkastuksissa yhdistyksessä noudatetaan yksi yli yhden periaatetta.

Yhdistyksessä noudatetaan Teknologiateollisuuden ylempien toimihenkilöiden työehtosopimusta (TES). Yhdistyksessä on mahdollista tehdä TES:n mukainen työsopimus koskien kokonaistyöaikaa. Henkilöstö on keskuudestaan valinnut työsuojeluvaltuutetun sekä kaksi varavaltuutettua. Työsuojelupäällikkönä toimii yhdistyksen hallintopäällikkö.

Henkilökunnan päivittäinen työaika on 7 h 45 min. Henkilökunnan päivittäistä työaikaa ja lomia seurataan työajanseurantajärjestelmässä.

Henkilökunnan kanssa on tehty sekä viikkotyöaikasopimuksia että kokonaistyöaikasopimuksia.

Henkilökunnalla on käytössä lomapankki, johon voi kerryttää maksimissaan 20 lomapäivää.

Työpaikalla on käytössä työpaikkaopas, josta selviää työpaikan käytännöt. Työpaikkaoppaassa on kuvattu myös, miten henkilökunnan työterveyshuolto, henkilökunnalle otetut vakuutukset ja työeläkevakuutukset on järjestetty.

Henkilökunnan palkitsemista koskevat asiat on kuvattu erillisessä toimitusjohtajan laatimassa ja hallituksen hyväksymässä palkitsemisjärjestelmän kuvauksessa.

Henkilöstön työtyytyväisyyttä seurataan henkilöstötutkimuksella ja jokaisen työntekijän kanssa käydään henkilökohtaisia kehityskeskusteluja.

Vastuullisuus ja kotimaisuus

Yhdistys noudattaa kaikessa toiminnassaan lakeja, säädöksiä ja viranomaismääräyksiä ja edellyttää saamaa myös yhteistyökumppaneiltaan ja jäseniltään.

Toiminnallamme on työllistävä vaikutus yhdistyksen ja Avainlippu Oy:n hankintojen kautta. Nämä hankinnat suuntautuvat esimerkiksi mainos-, viestintä- ja mediatyöhön sekä digitaalisten palveluidemme kehittämiseen.

Teemme kaikki hankintamme vastuullisesti, hyväksyttyjä hankintakäytäntöjä noudattaen. Toimimme tasapuolisesti ja läpinäkyvästi sopimuskumppaneidemme kanssa. Kaikki tarvittava tieto yhdistyksen tekemiin hankintoihin tai jäsenyyteen liittyen toimitetaan pyydettäessä̈ välittömästi ja vaaditussa laajuudessa. Emme anna henkilökohtaisten tai läheisten suhteiden yhteistyökumppaneihin vaikuttaa päätöksentekoomme.

Yhdistyksen kaikki työ tehdään Suomessa ja varmistamme myös, että alihankkijat toimivat Suomessa. Hankintasääntöjemme mukaisesti ostamme aina ensisijaisesti jäsenyrityksiltämme ja toissijaisesti muilta kotimaisilta vaihtoehdoilta, jos se on mahdollista.

Arvioimme toimintamme ympäristövaikutuksia ja pyrimme vähentämään ja ennaltaehkäisemään mahdollisia negatiivisia vaikutuksia.

Kannustamme jäseniämme vastuullisuuteen mm. järjestämällä vastuullisuuskoulutuksia. Suomalaisen työn jäsenyys edellyttää sitoutumista vastuullisuusperiaatteisiimme.

Yhdistykselle on laadittu Eettiset ohjeet -dokumentti. Koko henkilökunta, hallitus ja muut toimielinten jäsenet ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen eettisiä ohjeita.

Hankinnat

Hankinnoissa yhdistyksen ja toimittajan kesken tehdään kirjallinen ostosopimus tai puitesopimus, jossa käytetään yhdistyksen sopimuspohjaa.

Yhdistyksessä noudatetaan hallituksen hyväksymiä hankintasäännöksiä, jotka koskevat myös liiton omistamaa Avainlippu Oy:tä:

1. Silloin kun jäsenkunnasta löytyy sopiva toimittaja, hankinnat tehdään pääsääntöisesti jäsenyrityksistä tai ainakin suomalaiselta yritykseltä.
2. Arvoltaan merkittävissä hankinnoissa, tulee pyytää kirjallinen tarjous vähintään kolmelta taholta.
3. Silloin kun hanke on luonnollinen jatkumo aiemmasta hankkeesta tai silloin kun tarjolla ei ole todistettavasti kolmea vastaavaa vaihtoehtoa, voidaan poikkeustapauksissa tehdä hankinta ilman kilpailutusta.
4. Projekteihin liittyvissä hankinnoissa tai yhdistyksen/Avainlippu Oy:n budjetissa määriteltyihin kokonaisuuksiin liittyvissä hankinnoissa voi projektipäällikkö tai vastuussa oleva henkilö tehdä alle 500 € hankintoja itsenäisesti. Yli 500 € hankinnoista tulee sopia toimitusjohtajan kanssa.
5. Kun toimittaja on valittu, tehdään kirjallinen ostosopimus, jossa noudatetaan yhdistyksen hankintasääntöjä. Toimittajan kanssa on mahdollista tehdä myös puitesopimus ja tilauksittain tilausvahvistus, jossa viitataan ko. puitesopimukseen.
6. Mikäli yhdistys on saanut julkista rahaa projektiin tai muuhun vastaavaan, tulee projektipäällikön tai hankinnasta vastuussa olevan henkilön selvittää, koskevatko hankintaa julkisten hankintojen kilpailutussäännökset.
7. Yhdistyksen jatkuvat palvelut kilpailutetaan säännöllisesti.

Riskienhallinta

Yhdistyksellä ei ole varsinaista riskienhallintapolitiikkaa. Toimitusjohtaja käy jatkuvaa keskustelua hallituksen ja henkilöstön kanssa mahdollisista strategisista ja operatiivisista riskeistä, ja tarvittaessa hallitus ja toimitusjohtaja ryhtyvät vaadittaviin toimenpiteisiin. Yhdistyksen kaikkien työntekijöiden tulee edistää riskienhallintakulttuuria ja huolehtia yhdistyksen ja sen hallinnoimien merkkien hyvämaineisuudesta ja luotettavuudesta. Mahdollisen riskin toteutuessa, henkilöstö yhdessä hallituksen kanssa varmistaa kriisinhallinnan ja viestii toimistaan tehokkaasti ja johdonmukaisesti minimoiden vaikutukset toimintaan ja maineeseen.

Taloushallinto

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla. Yhdistyksen taloushallinnon ja kirjanpidon hoitaa ulkoistetusti tilitoimistokumppani.

Yhdistyksen pääpankkina toimii Helsingin OP Pankki Oyj ja toisena pankkina Nordea Pankki Suomi Oyj.

Yhdistykselle on laadittu sijoituspolitiikka, joka koskee myös liiton 100 % omistamaa Avainlippu Oy:tä.

Laskutus

Jäsenlaskutus

Kalenterivuoden alussa yhdistyksen jäsenille lähetetään vuosikysely, jossa jäseniä pyydetään ilmoittamaan omat liikevaihtotietonsa sekä merkkikohtaisten tuotteiden/palveluiden liikevaihto-tiedot.

Jäsenmaksulaskutukset suoritetaan kevään aikana siten, että kaikki voimassa olevat jäsenyydet on laskutettu toukokuun loppuun mennessä.

Kuluvan vuoden aikana jäseneksi tulleet jäsenyydet laskutetaan hallituksen kokouksien jälkeen seuraavasti:

• Tammi-kesäkuu: jäsenmaksu 100 %
• Heinä-lokakuu: jäsenmaksu 50 %
• Marras-joulukuu: jäsenmaksu 15 %

Yhdistyksellä on mahdollisuus soveltaa erikoisjäsenmaksuja hallituksen määrittelemissä tapauksissa, esim. yritysryhmien ja konsernien osalta.

Merkkien käyttöoikeuksien laskutus

Toimikuntien kokouksien jälkeen merkkien käyttöoikeudet tulevat näkyviin kyseisten jäsenten asiakastietoihin ja ne laskutetaan toimikuntien kokousten jälkeen.

Yritysyhteistyön laskutus (Avainlippu Oy)

Hankkeesta vastaava henkilö perustaa jäsenrekisteriin kohdan, johon merkitään yritysyhteistyössä mukana olevat jäsenet ja yhteyshenkilöt. Tiedot kirjautuvat samalla automaattisesti myös kyseisten jäsenten asiakastietoihin.

Yritysyhteistyöhön mukaan tulevien jäsenten kanssa tehdään sopimukset eli tilausvahvistukset, joiden hyväksynnän jälkeen myynti ilmoittaa hallinnolle, milloin kyseinen yritysyhteistyö on laskutusvalmis. Tilausvahvistukset tallennetaan kyseisen jäsenen tietoihin jäsenrekisteriin.

Ostoreskontra

Ostolaskut tulevat pääsääntöisesti verkkolaskuina, minkä jälkeen ne lähetetään sähköisellä järjestelmällä tarkastuskierrokselle. Tarkastuksen jälkeen ne siirtyvät toimitusjohtajalle hyväksyntään ja sen jälkeen ostoreskontraan, josta ne maksetaan ja siirretään kirjanpitoon. Ostolaskujen tiliöinnin suorittaa tilitoimisto.

Palkkahallinto

Palkat maksetaan kerran kuukaudessa. Toimitusjohtaja hyväksyy palkkojen maksatuksen.

Matkalaskut ja muut kuluerät tarkastaa ryhmäpäälliköt tai hallintopäällikkö ja hyväksyy toimitusjohtaja. Hyväksynnän jälkeen matka- tai kululasku kirjataan palkkalaskentaan ja maksetaan palkanmaksun yhteydessä.

Tilintarkastus

Yhdistyksen tilintarkastajan (KHT-tilintarkastaja tai KHT-yhteisö) sekä tarvittaessa varatilintarkastajan valitsee yhdistyksen kokous vuodeksi kerrallaan.

Yritysyhteistyö

Erikseen maksulliseen yritysyhteistyöhön mukaan tulevien jäsenten kanssa tehdään sopimukset eli tilausvahvistukset. Yritysyhteistyötä tehdään pääsääntöisesti yhdistyksen omistaman osakeyhtiön Avainlippu Oy:n kautta.

Yrityslahjat ja muistaminen

Yhdistyksen henkilökunta ei anna eikä ota vastaan tavallisesta huomioimisesta tai kohteliaisuudesta poikkeavia lahjoja.

Avainlippu Oy

Avainlippu Oy on yhdistyksen 100 % omistama osakeyhtiö. Avainlippu Oy:n liikevaihto syntyy yhdistyksen jäsenten kanssa tehtävästä yritysyhteistyöstä.

Avainlippu Oy:n palveluksessa on yksi henkilö ja toimitusjohtajana toimii yhdistyksen toimitusjohtaja. Toimitusjohtajalle ei makseta palkkaa Avainlippu Oy:stä. Hallinnon hoitaa yhdistyksen hallintopäällikkö. Avainlippu Oy:n allekirjoitusoikeudet ovat osakeyhtiön hallituksen puheenjohtajalla, toimitusjohtajalla ja sekä niillä työntekijöillä, jotka hallitus on siihen oikeuttanut.

Yhdistyksen hallitus valitsee vuosittain keskuudestaan edustajan Avainlippu Oy:n yhtiökokoukseen sekä Avainlippu Oy:n hallituksen, johon kuuluu kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen.

Avainlippu Oy:n hallituksen jäsenten tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.

Yhdistyksen kulloinkin voimassa oleva Hyvä hallintotapa -dokumentti löytyy yhdistyksen verkkosivuilta.

Tämä ohje tulee voimaan 9.10.2024