Tapahtumien osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 23.5.2018

Sisältö

Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5. Rekisterin tietosisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot

Yleistä

Suomalaisen Työn Liitto on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot ilmoittautuakseen Suomalaisen Työn Liiton tapahtumiin.

1. Rekisterinpitäjä

Suomalaisen Työn Liitto ry (Y-tunnus: 0201524-9)
PL 429 (Mikonkatu 17), 00101 Helsinki
puh. (09) 6962 430

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Reetta Mentu
c/o Suomalaisen Työn Liitto
PL 429 (Mikonkatu 17), 00101 Helsinki
puh. (09) 6962 430

3. Rekisterin nimi

Suomalaisen Työn Liiton tapahtumien osallistujarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

Suomalaisen Työn Liitolla on oikeus luovuttaa henkilötietoja sen 100 % omistaman tytäryhtiö Avainlippu Oy:n käyttöön tapahtumailmoittautumisten hoitamiseksi. Suomalaisen Työn Liitto vastaa, että Avainlippu Oy toimii tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja käytetään:

  • Tapahtumailmoittautumisten ylläpitoon
  • Tapahtumasta viestimiseen ilmoittautuneille
  • Palautteen keräämiseen ilmoittautuneilta
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

5. Rekisterin tietosisältö

Suomalaisen Työn Liiton tapahtumien osallistujarekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Titteli
  • Yritys, mihin henkilö liittyy
  • Erityisruokavalio

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen lähde on käyttäjä itse. Käyttäjän pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Suomalaisen Työn Liiton järjestelmistä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Pääsääntöisesti tapahtumiin ilmoittautuneiden tiedot poistetaan rekisteristä kuukauden kuluttua tapahtuman ajankohdasta, ellei henkilö ole Suomalaisen Työn Liiton jäsenyrityksen edustaja. Tällöin hänen tietonsa ovat jo valmiiksi rekisterinpitäjän asiakas- ja sidosryhmärekisterissä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen oikeusperusteen mukaisesti. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja muita Suomalaisen Työn Liiton vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, mutta tapahtumaan osallistuvien nimet saatetaan julkaista tapahtuman osallistujalistalla. Osallistujien tiedot saatetaan luovuttaa myös tapahtuman yhteistyökumppaneille tapahtumaan liittyvien käyttötarkoitusten hoitamiseen.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri sijaitsee rekisterinpitäjän asiakastietokannassa, jonka teknisen alustan tarjoaa Kehätieto Oy. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietoja ei säilytetä paperilla.

Tapahtuman jälkeen osallistujille lähetetään palautekysely Surveypal Oy:n tarjoaman kyselytyökalun kautta. Kehätieto Oy ja Surveypal Oy toimivat henkilötietojen käsittelijöinä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavan Kehätieto Oy:n sekä kyselytyökalun tarjoavan Surveypal Oy:n niillä työntekijöillä, jotka vastaavat palveluiden teknisestä ylläpidosta.

Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.

Tapahtumien jälkeen lähetettävän Surveypal-palautelomakkeen kautta kerättävien tietojen tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijänä toimivan Surveypal Oy:n käsittelysopimuksen mukaan.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tapahtumarekisteri@suomalainentyo.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen tapahtumarekisteri@suomalainentyo.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.

12. Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: tapahtumarekisteri@suomalainentyo.fi.