Palauterekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 23.5.2018

Sisältö

Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5. Rekisterin tietosisältö
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot

Yleistä

Suomalaisen Työn Liitto on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilön on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot antaakseen palautetta Suomalaisen Työn Liiton nettisivuilla olevan palautelomakkeen kautta.

1. Rekisterinpitäjä

Suomalaisen Työn Liitto ry (Y-tunnus: 0201524-9)
PL 429 (Mikonkatu 17), 00101 Helsinki
puh. (09) 6962 430

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hanna Malinen
c/o Suomalaisen Työn Liitto
PL 429 (Mikonkatu 17), 00101 Helsinki
puh. (09) 6962 430

3. Rekisterin nimi

Suomalaisen Työn Liiton palauterekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.

Suomalaisen Työn Liitolla on oikeus luovuttaa henkilötietoja sen 100 % omistaman tytäryhtiö Avainlippu Oy:n käyttöön palautteiden hoitamiseksi. Suomalaisen Työn Liitto vastaa, että Avainlippu Oy toimii tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja käytetään:

  • Palautteisiin vastaamiseen
  • Suomalaisen Työn Liiton toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
  • Asiakaskokemuksen parantamiseen
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

5. Rekisterin tietosisältö

Suomalaisen Työn Liiton palauterekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Palaute
  • Tieto, haluaako henkilö että häneen ollaan yhteydessä (kyllä-ei)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen lähde on palautteen antaja itse. Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Palautteet poistetaan rekisterinpitäjän toimesta sähköpostiohjelmista kalenterivuoden lopussa.

Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja muita Suomalaisen Työn Liiton vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Suomalaisen Työn Liiton järjestelmistä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot eivät tallennu Suomalaisen Työn Liiton verkkopalveluun, vaan ne ohjataan suoraan palautteita käsittelevän henkilön sähköpostiin. Tietoja ei säilytetä paperilla. Palautteita ja niihin liittyviä henkilötietoja käsittelevät vain ne rekisterinpitäjän palveluksessa olevat henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään ja palautteiden hoitamisessa. Tietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti.

Suomalaisen Työn Liiton sähköpostit sijaitsevat Microsoft Office 365 pilvipalvelimella. Microsoft huolehtii fyysisen alustan ja konesalien turvallisuudesta, infrastruktuurista ja kapasiteetista. Palvelun asetukset on määritelty vastaamaan EU: yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Sähköpostin välityksessä Office365:n ja ulkoisten sähköpostitoimijoiden välillä käytetään F-Secure Messaging Security Gateway (MSG) -pilvipalveluna toimivaa sähköpostipalomuuria.

Palautteen luonteesta riippuen palautetta voidaan säilyttää palautetta hoitavan henkilön työkoneella niin kauan, kuin on tarpeen asian hoitamiseksi. Henkilökohtaiset tietokoneet on suojattu salasanoin, ja käyttöjärjestelmät on suojattu F-Secure Protection Service for Business -tietoturvatuotteella. Käytössä on F-Secure Advanced Portal -keskitetty hallinta.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen palauterekisteri@suomalainentyo.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä Suomalaisen Työn Liiton rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen palauterekisteri@suomalainentyo.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta.

12. Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: palauterekisteri@suomalainentyo.fi.