God förvaltningssed

Förbundet för Finländskt Arbete är en registrerad förening, grundad i Tammerfors år 1912. I förbundet följer man föreningslagen och förbundets egna registrerade regler. Förbundets dokument God förvaltningssed samlar ihop förbundets praxis och regler vars syfte är att försäkra en öppen verksamhet som följer god förvaltningssed i all sin verksamhet.

Medlemskap

Som medlem i förbundet kan vara finländska aktiebolag, andelslag samt föreningar eller andra samfund med rättshandlingsförmåga. Direktionen beslutar om att godkänna medlemmar.

Att utträda ur förbundet ska göras skriftligt till direktionen eller dess ordförande. En medlem kan även utträda genom att meddela detta i ett av förbundets möten. Medlemskapet upphör när det kalenderår då utträdandemeddelandet gjordes slutar.

En medlem som inte betalat medlemsavgift två redovisningsperioder i följd kan med direktionens beslut anses ha utträtt ur förbundet.

En förbundsmedlem som gör sig skyldig till åtgärder som strider mot förbundets ändamål eller god affärspraxis kan avskedas med direktionens beslut.

Förbundsstämma

Förbundsmedlemmarna samlas av direktionens kallelse i en förbundsstämma varje år, senast i september–november, samt en extra förbundsstämma när a) förbundets direktion anser att detta är nödvändigt för att handlägga ett särskilt ärende eller b) när en extra förbundsstämma krävs med en framställning till direktionen, som har undertecknats av minst 1/20 av förbundets medlemmar, för att handlägga ett särskilt ärende.

I förbundsstämmorna behandlas endast de ärenden som angetts i möteskallelsen.

Kallelsen till en förbundsstämma ska skickas till medlemmarna per brev eller e-post senast 10 dagar före mötet.

I förbundsstämman ska man

  1. välja en ordförande för mötet
  2. välja en sekreterare och två protokolljusterare
  3. fastställa mötets laggiltighet och beslutsförhet
  4. handlägga direktionens berättelse om förbundets verksamhet föregående år och fatta eventuella beslut angående detta
  5. handlägga bokslutet och till den hörande revisionsberättelsen
  6. godkänna bokslutet
  7. besluta om att bevilja ansvarsfrihet till förbundets direktion
  8. välja ordförande för förbundets valutskott och dess medlemmar vart tredje år
  9. bekräfta antalet fullmäktigemedlemmar
  10. fastställa mötesarvoden för fullmäktiges ordförande, vice ordförande och medlemmar
  11. välja fullmäktigemedlemmar att ersätta dem i turen att avgå
  12. välja ordförande och två vice ordföranden för fullmäktige vart tredje år, dessa kallas även förbundets ordförande och förbundets vice ordförande
  13. bekräfta storleken på anslutnings- och medlemsavgifterna
  14. välja en CGR-revisor och en personlig suppleant till denne eller ett CGR-samfund samt
  15. behandla övriga ärenden som nämns i möteskallelsen
  16. I förbundets möten har varje medlem en röst.
  17. Direktions- och fullmäktigemedlemmarna har yttrande- och närvarorätt i förbundsstämmorna.

Valutskott

Förbundet har ett valutskott som väljs av förbundsstämman Valutskottets ordförande är verkställande direktör Tapio Pajuharju. Förutom ordföranden omfattar valutskottet 2–4 medlemmar. Valutskottets mandattid är tre år. Förbundets verkställande direktör är valutskottets sekreterare.

Förbundets valutskott föreslår årligen medlemmar till både fullmäktige och direktionen.

Fullmäktige

Förbundet ska ha en fullmäktige som består av dess medlemmar och använder förbundets beslutanderätt. Beslutanderätten gäller dock inte i ärenden som enligt dessa regler hör till förbundsstämman eller i ärenden som förbundsstämman har beslutat om eller som är anhängiga i förbundsstämman enligt reglerna.

Fullmäktige uppgörs av förbundets ordförande och två vice ordföranden som väljs i förbundsstämman för tre kalenderår åt gången samt minst 15 och högst 32 medlemmar som väljs till mötets treårsperiod, varav en tredjedel är i turen att avgå varje år. Högst 1/5 av fullmäktiges medlemmar kan vara organisationers representanter. Resten av fullmäktiges medlemmar väljs från medlemsföretagen. En personlig suppleant väljs för fullmäktigemedlemmarna.

En medlem som är i turen att avgå kan väljas på nytt.

Ordförande i förbundets fullmäktige är verkställande direktör Tapio Pajuharju och vice ordförande är marknadsförings- och kommunikationschef Ulrika Romantchuk samt understatssekreterare Petri Peltonen.

Fullmäktige samlas av direktionens kallelse som ska skickas till fullmäktigemedlemmarna en vecka före mötet. Fullmäktige är beslutsför när ordföranden och 1/5 av medlemmarna är på plats.

I mötet bestäms ärenden genom majoritetsbeslut. Om rösterna delas lika har ordföranden utslagsröst.

I det egentliga mötet i september–november ska fullmäktige:

  1. fastställa direktionsmedlemmarnas arvoden
  2. välja direktionens medlemmar och för dem en personlig suppleant som ersätter den som är i turen att avgå
  3. välja direktionens ordförande och vice ordförande vart tredje år samt
  4. bestyrka förbundets verksamhetsplan samt inkomst- och utkomstbudget för följande kalenderår.

Därtill ska fullmäktige

  1. hantera sådana ärenden som direktionen, fullmäktigemedlemmarna eller förbundets medlemmar framför via direktionen

Direktionen

Direktionen representerar förbundet som dess lagenliga styrelse som består av en ordförande och vice ordförande samt 6–10 andra medlemmar och en suppleant. Direktionens medlemmar väljs i fullmäktiges egentliga möte. Medlemmarna kan väljas för högst två perioder i följd.

Ordförande i förbundets direktion är styrelsepartner Riitta Huuhtanen och vice ordförande är verkställande direktör Alexander Rosenlew.

Direktionsmedlemmarnas mandattid är tre år. Mandattiden börjar vid invalet och slutar när en ny medlem väljs. Årligen är en tredjedel av de övriga medlemmarna i turen att avgå.

Direktionen är beslutför när dess ordförande eller vice ordförande och minst hälften av medlemmarna är på plats i mötet. I mötet bestäms ärenden genom majoritetsbeslut. Om rösterna delas lika har ordföranden utslagsröst.

Direktionens uppgift är att styra förbundets verksamhet. Direktionen ska förutom vad som beordras i dessa regler bl.a.

  1. utarbeta förbundets verksamhetsplan
  2. utnämna och avsätta förbundets verkställande direktör samt förbundets övriga direktörer och utnämna någon av dessa till den verkställande direktörens suppleant.
  3. utnämna och avsätta chefredaktören till förbundets eventuella publikation
  4. lösa medlemsansökningarna
  5. besluta om att avskeda medlemmar
  6. förbereda ärenden som förbundsstämman och fullmäktigen ska handlägga
  7. bestyra och besitta förbundets egendom
  8. ställa utskott och kommittéer som anses vara nödvändiga för att förbereda och handlägga särskilda ärenden.
  9. utarbeta förbundets bokslut samt berättelse om förbundets verksamhet under föregående kalenderår.

Direktionen samlas minst fem gånger i året.

Direktionen använder en Sharepoint-arbetsmiljö där materialen tilldelas direktionsmedlemmarna en vecka före mötet.

Direktionsmedlemmarna har läsåtkomst till arbetsmiljön.

Vissa ärenden, såsom till exempel nya medlemmar och avgångar överförs till arbetsmiljön i realtid.

I arbetsmiljön kan man läsa förbundets regler samt protokoll från tidigare möten med bilagor samt dokument angående märkenas strategi och ansvarsfullhet.

Direktionen ska fylla i en anmälan om närståendekrets varje år.

Kommittéer

Förbundets direktion väljer för ett år åt gången en kommitté för förbundets alla märken (Nyckelflaggan, Design from Finland och Ett samhälleligt företag), kommittén består av en ordförande, vice ordförande samt 5–10 medlemmar.

Ordförande för Nyckeflaggan-kommittén är specialsakkunnig Kari Alanko och vice ordförande är direktör Johanna Sipola.

Ordförande för Design from Finland-kommittén är industriråd Kari Kallonen och vice ordförande är direktör Tuire Ranta-Meyer.

Ordförande för Ett samhälleligt företag-kommittén är bergsråd Kari Neilimo och utvecklingschef Ville Gronberg.

En kommitté är beslutför när hälften av dess medlemmar är samlade med räknat ordföranden eller vice ordföranden. Om rösterna delas lika vid en röstning har ordföranden utslagsröst.

Kommittéernas beslut delges till direktionen. Kommittéerna samlas 4–6 gånger i året.

Handläggning av reklamationer

Kommittéerna handlägger märkesansökningar och reklamationer som skickats till förbundet, enligt märkenas regler. Om en sökande är missnöjd med ett beslut kan han eller hon utarbeta en utredningsbegäran till förbundets direktion.

Förbundets reklamationsprocess:

Reklamationer:

  • ska göras skriftligen
  • görs med eget/företagets namn Vi handlägger inte anonyma reklamationer
  • uppgifter om den som reklamerat är konfidentiella men om en grundlös reklamation leder till ekonomisk skada för reklamationsobjektet och detta i sin tur leder till en rättsprocess är uppgifterna offentliga
  • det ska klart framgå vilket företag och vilken produkt/tjänst som reklamationen berör
  • bevis på att märket använts fel Vi reagerar inte på rykten eller dylikt
  • i förbundet handläggs reklamationerna endast mellan de personer som hör till reklamationsprocessen
  • enskilda reklamationsfall informeras till märkeskommittén och/eller direktionen endast om det är nödvändigt för fortsatt handläggning.

Märken och deras förvaltning

Kontoret förbehandlar elektroniska märkesansökningar och framför dem för kommittén.

Förbundet använder en Sharepoint-arbetsmiljö i vilken man administrerar kommittéernas mötesmaterial. Varje kommitté har sin egen arbetsmiljö.

När ansökningarna har förbehandlats för kommitténs handläggning i CRM-systemet överförs uppgifterna under natten till kommitténs arbetsmiljö. I arbetsmiljön kan en kommittémedlem läsa och kommentera ansökningar i realtid.

I arbetsmiljön kan kommittén läsa reglerna för märket i fråga och eventuella övriga anvisningar samt protokoll från tidigare möten.

Märkena administreras och användningsrätt till produkterna/tjänsterna uppföljs i förbundets CRM-system.  Företag och produkter/tjänster som tilldelats ett märke publiceras på förbundets webbplats.

CRM-systemet

I CRM-systemet administreras förbundets medlemskap, användningsrätt till märkena, företagssamarbete, evenemang samt försäljningsmaterial. Databasen innehåller bland annat följande: medlemskapets längd, antalet märken, mängden företagssamarbete, ärenden angående medlemmar (CRM), samt fakturerings- och betalningsuppgifter. Från databasen kan därtill sökas olika rapporter och därmed även administrera förbundets avtal och evenemang samt skicka kallelser och massbrev.

Förbundet erbjuder sina medlemmar tjänsten extranet där medlemmar kan administrera användningsrätter till märken.

Avtalsdatabasen

I slutet av år 2019 tog förbundet i bruk en elektronisk avtalsdatabas som kan användas för att underteckna förbundets och Nyckelflaggan Ab:s avtal samt protokoll elektroniskt med hjälp av verktyget SopimusSign.  Avtalen och protokollen arkiveras också elektroniskt i avtalsdatabasen.

GDPR

Dataskyddsförordningen som trädde i kraft år 2018 har observerats i förbundets verksamhet. I förbundet används verktyget mygdpr som används för att administrera gdpr-ärenden-

Följande personregister används i förbundet:

Kundregister och register på samarbetsparter
Lottnings- och tävlingsregister
Avainklubis användarregister
Personalregister (+Tidkort)
Konsumentnyhetsbrevregister
Pressdistributionsregister
Evenemangens deltagarregister
Alla personregister har en dataskyddsbeskrivning. 

Verkställande direktör/personal

Verkställande direktör
Förbundets verkställande direktör är Tero Lausala. Förbundets direktion väljer och avsätter den verkställande direktören. Direktionens ordförande undertecknar den verkställande direktörens avtal.

Ordföranden för förbundets direktion godkänner den verkställande direktörens kostnader.

Verkställande direktörens uppgifter:

  1. förbereda och förevisa ärenden i direktionens möten
  2. leda förbundets kontor och organisera arbetet där
  3. uttala om frågor som behandlas i förbundsstämma, fullmäktige och direktionen och se till att besluten verkställs samt
  4. sköta om förbundets medel och bokföring.

Verkställande direktören ska fylla i en anmälan om närståendekrets varje år.

Personalen
Förbundets verkställande direktör väljer förbundets personal och undertecknar deras arbetsavtal.

Vid lönegranskningar följer man ”en över en”-principen i förbundet.

I förbundet följer man Kollektivavtal för teknologiindustrins högre tjänstemän.

I förbundet kan man ingå arbetsavtal i enlighet med kollektivavtal gällande den totala arbetstiden.

Personalen har bland sig valt en arbetarskyddsfullmäktige samt två suppleanter. Förvaltningschefen är arbetarskyddschef.

Personalens arbetstid är 7h 45min. Arbetstiden följs med applikationen Kellokortti.fi dit varje anställd antecknar sin dagliga arbetstid.

Med personalen har ingåtts arbetstidsavtal på både vecko- och heltidsnivå.

Personalens ledigheter uppföljs i uppföljningssystemet för arbetstiden. Personalen har en semesterbank dit man kan samla högst 30 semesterdagar.

Personalens företagshälsovårdsavtal har ingåtts med läkarcentralen Terveystalo. Därtill har personalen Lähi-Tapiolas olycksförsäkring och försäkring för arbetsförmåga. Arbetspensionsförsäkringsbolaget Elo är pensionsförsäkringsbolag.

På arbetsplatsen finns en arbetsplatsguide varifrån arbetsplatsens praxis framgår.

Personalen betalas i enlighet med medlemsvärvningsprogrammet ett medlemsvärvningsarvode som direktionen fastställt, för att värva nya medlemmar. Personalen har därtill ett bonussystem som direktionen fastställer varje år.

Personalens arbetstillfredsställelse uppföljs med ett system som uppdateras ständigt och hanteras med två veckors mellanrum och utifrån diskussioner baserade på den. Verkställande direktören håller utvecklingssamtal med personalen fyra gånger i året.

I förbundets personalpolitik följer man jämlikhetslagen och diskrimineringslagen. Förbundet har nolltolerans för arbetsplatsmobbning och sexuella trakasserier.

Firmateckning

För att underteckna förbundets namn krävs två personer. Förbundets ordförande, vice ordförande, direktionens ordförande och verkställande direktör samt förvaltningschefen har firmateckningsrätt.

Information i förbundet

Informationsgivningen i förbundet sker på måndagsmöten samt med de elektroniska systemen, såsom e-post, Yammer och Teams.

Därtill antecknas all väsentlig information om förbundets medlemmar och diskussionerna med dem i förbundets kunddatasystem.

Tillkännagivande

Förbundets verkställande direktör har huvudansvar över informationsgivningen. Därtill ger sakkunniga vid behov utlåtanden i ärenden som gäller dem.

Upphandlingar

Vid upphandlingar ingås ett skriftligt köpeavtal eller ramavtal mellan parterna där man använder förbundets avtalsgrund.

I förbundet följer man upphandlingsreglerna godkända av direktionen, dessa berör även Nyckelflaggan Ab som ägs av förbundet.

  1. När man hittar en lämplig leverantör i en medlemskommun görs upphandlingarna i huvudsak av förbundets medlemsföretag eller åtminstone finländska företag.
  2. Vi förutsätter att våra leverantörer följer förbundets principer för ansvarsfullt arbete.
  3. I upphandlingar vars totala upphandlingspris överstiger 5000 € ska ett skriftligt erbjudande begäras av minst tre aktörer. Erbjudanden presenteras och beslutas om tillsammans med verkställande direktören och förvaltningschefen.
  4. När ett projekt är en naturlig följd på ett tidigare projekt eller när det bevisligen inte finns tre motsvarande alternativ kan man i undantagsfall göra upphandlingen utan en konkurrensutsättning.
  5. I upphandlingar angående projekt eller upphandlingar angående helheter som fastställts i förbundets/Nyckelflaggan Ab:s budget kan projektchefen eller den ansvariga personen göra upphandlingar under 500 € självständigt. Upphandlingar på över 500 € ska överenskommas med verkställande direktören och förvaltningschefen. När man har valt leverantör ingås ett skriftligt köpeavtal där man följer förbundets upphandlingsregler (köpeavtalsvillkor). Man kan även ingå ett ramavtal med leverantören och orderbekräftelses per order i vilka man hänvisar till ramavtalet i fråga.
  6. Om förbundet har fått offentliga medel för ett projekt eller annat motsvarande ska projektchefen eller personen som annars ansvarar för upphandlingen utreda om upphandlingarna berörs av konkurrensutsättningsreglerna för offentliga upphandlingar.
  7. I produktupphandlingar ska man därtill försäkra att produkten har något av märkena som förbundet administrerar.
  8. I tjänsteupphandlingar ska tjänsteproducenten utreda om tjänsten omfattar en del som utförs som underleverans och om den utförs i Finland. Om underleverantören inte är finländsk ska tjänsteproducenten utreda om ett finländskt företag kan användas som underleverantör. Tjänsteproducenten ska förutsätta ansvarsfullhet av underleverantören.
  9. Förbundets ständiga tjänster ska också konkurrensutsättas regelbundet.
  10. Projektcheferna samt ansvarspersonerna för helheterna som fastställts i budgeten ska regelbundet gå igenom budgetsituationen tillsammans med förvaltningschefen.

Riskhantering

Förbundet har ingen egentlig riskhanteringspolitik. Verkställande direktören diskuterar ständigt med direktionen och personalen om eventuella risker.

Verkställande direktören tar ställning till eventuella risker även i varje verksamhetsöversikt som hålls med direktionen, och utifrån vilken direktionen diskuterar och vid behov vidtar åtgärder.

Ekonomiförvaltning

Förbundets redovisningsperiod är ett kalenderår. Förbundets bokslut publiceras på förbundets webbplats.

Förbundet huvudbank är OP Helsingfors och som andra bank är Nordea Bank Apb.

Bokföring

Förvaltningschefen sköter om förbundets bokföring.

Datorupphandlingar antecknas direkt i resultaträkningen. Projektfinansiering som beviljats av ANM eller en annan utomstående aktör uppföljs med kostnadsställen.

Om på dessa förs en inventarieförteckning.

Kundreskontra/fakturering

Medlemsfakturering
I början av kalenderåret skickas företagen en årsenkät i vilken de anger sin omsättning samt omsättningsuppgifter på produkterna/tjänsterna som har ett märke.

Faktureringarna utförs under våren så att alla gällande medlemskap har fakturerats i slutet av maj.

Medlemskap som registrerats under pågående år faktureras efter direktionens möten enligt följande:

januari–juni: medlemsavgift 100 %
juli–oktober: medlemsavgift 50 %
november–december: medlemsavgift 0 %

Förbundet kan tillämpa särskilda medlemsavgifter i situationer fastställda av direktionen, t.ex. företagsgrupper.

Fakturering av användningsrätt till märkena

Efter kommittéernas möten syns märkenas användningsrätt i företagens uppgifter och de faktureras efter kommittéernas möten.

Fakturering av företagssamarbete (Nyckelflaggan Ab)

Personen som ansvarar för projektet inför ett fält i kunddatabasen dit man antecknar företagen och kontaktpersonerna som är med i företagssamarbetet. Uppgifterna registreras samtidigt automatiskt i dessa företags uppgifter.

Med företagen som deltar i företagssamarbete ingås avtal, alltså orderbekräftelser, och efter att dessa godkänts meddelar försäljningen till förvaltningen när samarbetet i fråga är klart för fakturering. Orderbekräftelserna sparas i kunddatabasen i företagets uppgifter.

Beställning och fakturering av märkesprodukter (Nyckelflaggan Ab)

Företag som har användningsrätt till något av förbundets märken kan beställa produkter som är till salu i extranet, såsom klistermärken, pins och mobile.

Produktbeställningen styrs till Stiftelsen Uddhemmets verksamhetscenter i Haga som levererar de beställda produkterna. Produktbeställningen överförs automatiskt till det företags uppgifter som gjort beställningen och till fakturering.

Inköpsreskontra

Inköpsfakturor kommer till förbundet som e-fakturor varefter de skickas elektroniskt på en kontrollrond. Efter kontrollen överförs de till verkställande direktören för godkännande och därefter till inköpsreskontran varifrån de betalas och överförs till bokföringen som månadsinföring. Inköpsfakturornas kontosättning sköts av förvaltningschefen.

Löneadministration

Lönerna betalas en gång i månaden. Verkställande direktören godkänner lönernas utbetalning.

Resefakturor granskas av förvaltningschefen och godkänns av verkställande direktören. Efter godkännande registreras resefakturan manuellt i löneberäkningen och betalas i samband med lönebetalningen.

Revision

Förbundsstämman väljer förbundets revisor samt vice revisor för ett år åt gången.

Förbundets revisor är CGR Katja Hanski från Nexia Ab och vice revisor är CGR Johanna Hilden från Nexia Ab.

Förbundets bokföring med bilagor ska tilldelas revisorn så tidigt att bokslutet med revisionsberättelser kan skickas till förbundsmedlemmarnas kännedom senast 10 dagar före förbundsstämman.

Företagssamarbete

Med företag som deltar i företagssamarbete ingås avtal, alltså orderbekräftelser. Företagssamarbete genomförs huvudsakligen via aktiebolaget Nyckelflaggan Ab som ägs av förbundet.

Företagspresenter och hågkomst

Förbundet för Finländskt Arbete tar inte emot gåvor som avviker från normalt ihågkommande eller normal artighet.         

Nyckelflaggan Ab

Nyckelflaggan Ab är ett aktiebolag som ägs till 100 % av förbundet. Nyckelflaggan Ab:s omsättning uppstår av företagssamarbete med förbundets medlemmar och märkesprodukter som är till salu.

Nyckelflaggan Ab sysselsätter två personer och verkställande direktör är förbundets verkställande direktör. Verkställande direktören tar inte ut lön från aktiebolaget. Förvaltningen sköts av förbundets förvaltningschef som betalas en ersättning från aktiebolaget. Verkställande direktören och förvaltningschefen har aktiebolagets namnteckningsrätt.

Förbundets direktion väljer årligen bland sig en representant till bolagsstämman samt Nyckelflaggan

Ab:s styrelse som omfattar två egentliga medlemmar och en suppleant.

Verkställande direktör Sanna Varpukari är styrelsens ordförande.

Styrelsemedlem Päivi Paltola är representant för Nyckelflaggan Ab:s bolagsstämma.

Nyckelflaggan Ab:s styrelsemedlemmar ska fylla i anmälan om närståendekrets varje år.

2.4.2020