Hyvä hallintotapa

Johdanto

Tämän ohjeen tarkoitus on toimia ohjeena Suomalaisen työn liitto ry:n (jäljempänä ”liitto) jäsenille, luottamushenkilöille ja työntekijöille, sekä varmistaa hyvän hallintotavan noudattaminen liiton kaikessa toiminnassa. Hyvällä hallintotavalla vahvistetaan liiton toiminnan ja hallinnon läpinäkyvyyttä, mikä osaltaan edistää myös yleistä luottamusta liiton toimintaa kohtaan. Tämä ohje täydentää toimintaohjeita siltä osin kuin jotain asiaa ei ole mainittu yhdistyslaissa, muussa soveltuvassa lainsäädännössä tai liiton säännöissä, jotka ovat ensisijaisia suhteessa tähän ohjeeseen.

Liitto on jäsentensä omistama, voittoa tavoittelematon ja poliittisesti sitoutumaton suomalaisen työn ja työelämän asiantuntija. Liiton tarkoituksena on edistää Suomessa tehtävän työn arvostusta ja parantaa suomalaisten tuotteiden ja palveluiden kilpailuedellytyksiä. Liittoon kuuluu tuhansia eri kokoisia yritys- ja yhteisöjäseniä. Liitto myöntää ja hallinnoi suomalaisesta valmistuksesta, suunnittelusta ja yhteiskunnallisen hyvän tuottamisesta kertovia merkkejä. Suurimmalle osalle jäsenistämme on myönnetty Avainlippu-, Design from Finland ja/tai Yhteiskunnallinen Yritys -merkin käyttöoikeus. Liitto järjestää jäsenilleen koulutusta, valmennusta ja tilaisuuksia, toteuttaa tutkimuksia, edistää jäsenten välistä verkostotoimintaa ja rakentaa yhteyttä keskeisten sidosryhmien välillä.

Jäsenyys

Liiton jäseniä voivat olla suomalainen oikeuskelpoinen yritys, osuus­kunta sekä yhdistys tai muu yhteisö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Liiton jäseneksi ottamisesta päättää hallitus.

Olemme määritelleet vastuullisen työn periaatteet, joihin jäsenemme sitoutuvat liittyessään liiton jäseniksi. Edellytämme samojen periaatteiden noudattamista myös alihankkijoiltamme ja toimittajiltamme.

Suomalaisen työn liiton jäsenet:

• luovat työpaikkoja Suomeen vahvistaen sekä taloudellista että yhteiskunnallista hyvinvointia
• varmistavat työntekijöiden työturvallisuuden ja tukevat heidän osaamistaan, hyvinvointia, yhdenvertaisuutta sekä työyhteisön monimuotoisuutta
• tunnistavat toiminnan olennaisimmat ympäristövaikutukset ja päästölähteet sekä toteuttavat toimenpiteitä, joilla minimoidaan näiden haitallisia vaikutuksia ja
• huomioivat tuotannon ja toiminnan vastuullisuuden, myös hankinnoissa ja alihankintaketjussa.

Eroaminen liitosta tulee tehdä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä liiton kokouksessa, ilmoitus tulee kirjata pöytäkirjaan. Jäsenyys päättyy sen kalenterivuoden päättyessä, jonka aikana eroamisilmoitus on tehty. Jäsen, jonka jäsenmaksu on suorittamatta kahdelta peräkkäiseltä tilikaudelta, voidaan hallituksen päätöksellä katsoa eronneeksi liitosta. Liiton tarkoituksen tai hyvän kauppatavan vastaisiin tai muutoin sopimattomiin toimenpiteisiin syyllistynyt liiton jäsen voidaan hallituksen päätöksellä erottaa liitosta.

Liittokokous

Liiton jäsenet kokoontuvat liiton toimitusjohtajan kutsusta vuosit­tain viimeistään syys-marraskuussa pidettävään liittokokouk­seen sekä ylimääräiseen liittokokoukseen, kun a) liiton hallitus katsoo sen tarpeelliseksi määrätyn asian käsitte­lemistä varten, tai kun b) määrätyn asian käsittelyä varten ylimääräisen liittokokouksen koollekutsumista vaaditaan hallitukselle annetulla esityksellä, jonka on allekirjoittanut vähintään 1/20 liiton jäsenistä. Mikäli liiton jäsenet haluavat saada jonkin asian ylimääräisen liittokokouksen käsiteltäväksi, on siitä ilmoitettava kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Liittokokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai liittokokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Liittokokouksissa käsitellään ainoastaan kokous­kutsussa mainitut asiat.

Kutsu liittokokouksiin on toimitettava jäsenille kirjeitse tai sähköpostilla viimeistään 10 päivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Jos kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Liittokokouksessa on

1. valittava kokouksen puheenjohtaja
2. valittava sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa sekä tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todettava kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus ja hyväksyttävä kokouksen työjärjestys
4. käsiteltävä liiton vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus
5. vahvistettava tilinpäätös
6. päätettävä vastuuvapauden myöntämisestä liiton hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. valittava liiton vaalivaliokunnan puheenjohtaja ja jäsenet erovuorossa olevien tilalle
8. vahvistettava liiton valtuuston jäsenten lukumäärä
9. määrättävä liiton valtuuston puheenjohtajan, varapuheenjoh­tajien ja jäsenten kokouspalkkiot
10. valittava liiton valtuuston jäsenet erovuorossa olevien tilalle
11. valittava liiton valtuuston puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa erovuorossa olevien tilalle
12. vahvistettava liittymis- ja jäsenmaksujen suuruus
13. valittava yksi KHT-tilintarkastaja ja hänelle henkilökohtainen varahenkilö tai KHT-yhteisö sekä
14. käsiteltävä muut kokouskutsussa mainitut asiat

Liiton kokouksessa jokaisella jäsenellä on yksi ääni.

Hallituksen ja valtuuston jäsenillä on liittokokouksissa puhe- ja läsnä­olo-oikeus, mutta ei äänioikeutta.

Liiton vaalivaliokunta

Liitolla on vaalivaliokunta, johon kuuluu liittokokouksen valitsemat 3–5 jäsentä, joista yksi valitaan puheenjohtajaksi. Vaalivaliokunnan jäsenten toimikausi on kolme vuotta. Vaalivaliokunnan kokousten sihteerinä toimii liiton toimitusjohtaja. Erovuoroinen jäsen ja puheenjohtaja voidaan valita uudelleen.

Liiton vaalivaliokunta ehdottaa jäseniä vuosittain sekä valtuustoon että hallitukseen.

Liiton valtuusto

Liitolla tulee olla valtuusto, joka käyttää liiton pää­tösvaltaa. Päätösvaltaa ei kuitenkaan ole asioissa, jotka näiden sääntö­jen mukaan kuuluvat liittokokoukselle tai asioissa, joista liittokokous on tehnyt päätöksen tai jotka ovat liittokokouksessa vireillä sääntöjen mukaan.

Valtuuston muodostavat liittokokouksessa kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan valittavat liiton valtuuston puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa sekä vähintään 15 ja enintään 32 liittokokouksen kolmivuotiskaudeksi valitsemaa jäsentä, joista vuosittain kolmasosa on erovuorossa. Enintään 1/5 valtuuston jäsenistä voi olla järjestöjen tai muiden kuin liiton jäsenten edustajia. Loput valtuuston jäsenistä valitaan jäsenyrityksistä. Valtuuston jäsenille valitaan henkilökohtainen varajä­sen.

Erovuoroinen jäsen ja puheenjohtaja sekä varapuheenjohtaja voidaan valita uudelleen.

Valtuusto kokoontuu hallituksen kutsusta vuosittain viimeistään syys-marraskuussa pidettävään varsinaiseen kokoukseen sekä ylimääräiseen valtuuston kokoukseen, kun a) valtuuston jäsenet niin päättävät, b) hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai c) 1/10 valtuuston jäsenistä katsoo siihen olevan aihetta. Kutsu valtuuston kokoukseen on lähetettävä valtuuston jäsenille kirjeitse tai sähköpostitse viimeistään viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Jos kokoukseen voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Valtuusto on päätösvaltainen, kun valtuuston puheenjoh­ta­ja ja 1/5 jäsenistä on saapuvilla. Valtuuston kokouksiin voidaan osallistua myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

Kokouksessa asiat rat­kais­taan enemmistöäänin. Äänten mennessä tasan valtuuston puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Valtuuston tulee varsinaisessa kokouksessaan

1. määrätä hallituksen jäsenten palkkiot
2. valita hallituksen jäsenet ja varajäsenen
3. valita hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja erovuorossa olevien tilalle sekä
4. vahvistaa liiton toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio seuraavaa kalenterivuotta varten.

Tämän lisäksi valtuuston tulee

5. käsitellä sellaiset asiat, jotka hallitus tai valtuuston tai liiton jäsenet­ hallituksen kautta sille esittävät.

Liiton hallitus

Liittoa edustaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä 6–10 muuta jäsentä ja yksi varajäsen. Hallituksen jäsenet valitaan val­tuuston varsinaisessa kokouksessa. Jäsenillä on mahdollisuus tulla valituksi enintään kahdeksi kaudeksi peräkkäin.

Hallituksen jäsenten toimikausi on kolme vuotta. Toimikausi alkaa valinnasta ja päättyy, kun uusi jäsen valitaan.

Hallitus on päätösvaltainen, kun sen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on kokouksessa läsnä. Kokouksessa asiat ratkaistaan enemmistöäänin. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Hallituksen tehtävänä on ohjata liiton toimintaa. Hallituksen tulee näissä säännöissä sen hoidettaviksi määrättyjen asioiden lisäksi mm.

1. hoitaa huolellisesti lain ja sääntöjen sekä liiton päätösten mukaan huolellisesti liiton asioita
2. vahvistaa liiton strategia ja toimintasuunnitelma
3. nimittää ja erottaa liiton toimitusjohtaja sekä päättää hänen työehdoistaan
4. päättää liiton toimitusjohtajan ja työntekijöiden palkitsemisesta
5. ratkaista jäsenhakemukset
6. päättää jäsenten erottamisesta
7. valmistella liittokokouksen ja valtuuston käsiteltä­viksi tulevat asiat
8. hoitaa ja hallita liiton omaisuutta
9. asettaa avukseen määrättyjen asioiden valmistelua ja käsittelyä varten tarpeelliseksi katsottuja va­­liokuntia ja toimikuntia sekä
10. laatia liiton tilinpäätös sekä kertomus liiton toiminnasta edellisenä kalenterivuonna.

Hallitus kokoontuu vähintään viisi kertaa vuodessa.

Hallituksella on käytössään sähköinen työtila, johon materiaalit jaetaan hallituksen jäsenten tiedoksi noin viikkoa ennen kokousta. Hallituksen jäsenillä on työtilaan katseluoikeudet. Tietyt asiat, kuten esimerkiksi uudet jäsenet ja erot, siirtyvät työtilaan ajantasaisesti. Työtilassa on nähtävillä liiton säännöt sekä edellisten hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen.

Hallituksen tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.

Merkkitoimikunnat

Liiton hallitus valitsee vuodeksi kerrallaan liiton merkeille (Avainlippu, Design from Finland ja Yhteiskunnallinen Yritys) toimikunnat, jotka koostuvat puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta sekä 5–10 jäsenestä. Toimikunnat tekevät itsenäisesti merkkihakemuksia koskevat päätökset.

Toimikunta on päätösvaltainen, kun sen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on kokouksessa läsnä. Äänestystilanteessa äänten mennessä tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Toimikuntien päätökset annetaan tiedoksi liiton hallitukselle. Toimikunnat kokoontuvat noin 4–6 kertaa vuodessa.

Toimielinten ajantasaiset tiedot

Liiton verkkosivuilla julkaistaan ajantasaiset tiedot toimielinten kokoonpanoista puheenjohtajineen. Tiedot päivittyvät vuosittain liitto- ja valtuustokokousten jälkeen tai vuoden aikana tapahtuvien mahdollisten muutosten mukaan.

Merkit ja niiden hallinnointi

Liiton toimisto esikäsittelee sähköisesti liittoon saapuneet merkkien käyttöoikeushakemukset ja esittää ne kyseisten merkkien toimikunnille.

Liitossa on käytössä sähköinen työtila, jossa hallinnoidaan toimikuntien kokousmateriaaleja. Jokaisella toimikunnalla on oma työtilansa.

Kun hakemukset on esikäsitelty ko. toimikunnan käsittelyä varten liiton jäsenrekisterissä, tiedot siirtyvät ko. toimikunnan työtilaan. Työtilassa toimikunnan jäsen pääsee näkemään ja kommentoimaan hakemuksia ajantasaisesti. Kaikki käyttöoikeushakemuksiin liittyvät tiedot käsitellään luottamuksellisina ja pidetään salaisina.

Työtiloissa on toimikunnan nähtävillä ko. merkin säännöt ja merkkien käyttöehdot sekä mahdolliset muut ohjeet sekä edellisten kokousten pöytäkirjat.

Merkkien käyttöoikeuksia hallinnoidaan ja merkin käyttöoikeuden saaneita tuotteita ja palveluita seurataan liiton jäsenrekisterissä. Merkkien käyttöoikeuden saaneet jäsenet sekä niiden tuotteet/palvelut julkaistaan liiton verkkosivuilla.

Reklamaatioiden käsittely

Toimikunnat käsittelevät liittoon tulleet merkkihakemukset sekä reklamaatiot merkkien käyttöehtojen sekä merkkikohtaisten sääntöjen mukaisesti. Reklamaatiot voivat koskea evättyjä merkkien käyttöoikeushakemuksia tai merkkien ehtojen vastaista käyttöä. Jos hakija on tyytymätön päätökseen, hän voi tehdä asiasta selvityspyynnön liiton hallitukselle.

Liiton reklamaatioprosessi:

Reklamaatiot tulee tehdä kirjallisesti ja omalla/yrityksen nimellä, nimettömiä reklamaatioita ei käsitellä. Tieto reklamoijasta on luottamuksellinen, mutta jos perättömästä reklamaatiosta aiheutuu reklamoinnin kohteelle taloudellista haittaa ja siitä aiheutuu oikeusprosessi, on tieto julkinen. Reklamaatiosta tulee käydä selkeästi ilmi mitä merkkiä sekä mitä yhteisöä ja mitä sen tuotetta/palvelua se koskee. Reklamaatioon tulee liittää todisteet merkin väärinkäytöstä (pelkkään kuulopuheeseen tms. ei reagoida).

Reklamaatiot käsitellään liitossa niiden henkilöiden kesken, jotka kuuluvat reklamaatioprosessiin ja jotka valmistelevat merkkihakemukset kullekin toimikunnalle. Tieto yksittäisestä reklamaatiotapauksesta viedään kyseiselle merkkitoimikunnalle ja/tai liiton hallitukselle vain, jos se on tarpeellista jatkokäsittelyn kannalta.

Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterissä hallinnoidaan liiton jäsenyydet ja merkkien käyttöoikeudet. Tietokanta sisältää muun muassa seuraavia asioita kustakin jäsenestä: jäsenyyden kesto, jäsenelle myönnettyjen merkkien käyttöoikeudet, yhteystiedot sekä laskutus- ja maksutiedot. Lisäksi tietokannasta on saatavissa erilaisia raportteja ja tietokannan kautta hallinnoidaan myös liiton sopimuksia ja tapahtumia, sekä lähetetään kutsuja ja toteutetaan asiakasviestintää.

Liitto tarjoaa jäsenistölle extranet-palvelun, jossa jäsen voi hallinnoida sille myönnettyjen merkkien käyttöoikeuksia ja omia yhteystietojaan.

Tietosuoja

Keskeinen tietosuojalainsäädäntö (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja Tietosuojalaki (1050/2018)) on huomioitu liiton toiminnassa. Liitossa on käytössä MyGDPR-työkalu, jonka avulla hallinnoidaan GDPR-asioita. Liiton kulloinkin voimassa oleva tietosuojaseloste löytyy liito verkkosivuilta www.suomalainentyo.fi. 

Liiton nimenkirjoitusoikeus

Liiton nimen kirjoittamiseen tarvitaan aina kaksi henkilöä yhdessä. Nimenkirjoitusoikeus on liiton puheenjohtajalla, varapuheenjohtajilla, hallituksen puheenjohtajalla ja toimitusjohtajalla sekä niillä työntekijöillä, jotka hallitus on siihen oikeuttanut.

Toimitusjohtaja ja henkilöstö

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan valitsee ja erottaa liiton hallitus. Toimitusjohtajan työsopimuksen allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja. Toimitusjohtajan kustannukset hyväksyy liiton hallituksen puheenjohtaja.

Toimitusjohtajan tehtävänä on

1. johtaa ja kehittää liiton toimintaa hallituksen antamien suuntaviivojen mukaisesti
2. laatia liiton strategia ja toimintasuunnitelma
3. nimittää ja erottaa liiton työntekijät sekä päättää heidän työehdoistaan
4. valmistella ja esitellä hallituksen kokouksissa esille tulevat asiat
5. toimia vaalivaliokunnan kokousten sihteerinä
6. antaa liittokokouksessa, valtuustossa ja hallituksessa lausuntoja käsiteltävistä kysymyksistä ja huolehtia päätösten toimeenpanosta sekä
7. organisoida liiton varojenhoito ja kirjanpito.

Toimitusjohtajalla on liiton nimenkirjoitusoikeus yhdessä toisen nimenkirjoitusoikeutetun kanssa.

Toimitusjohtajan tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.

Henkilöstö

Liiton henkilöstön valitsee ja työsopimukset allekirjoittaa liiton toimitusjohtaja.

Palkan tarkastuksissa liitossa noudatetaan yksi yli yhden -periaatetta.

Liitossa noudatetaan Teknologiateollisuuden ylempien toimihenkilöiden työehtosopimusta (TES). Liitossa on mahdollista tehdä TES:n mukainen työsopimus koskien kokonaistyöaikaa. Henkilöstö on keskuudestaan valinnut työsuojeluvaltuutetun sekä kaksi varavaltuutettua. Työsuojelupäällikkönä toimii liiton hallintopäällikkö.

Henkilökunnan päivittäinen työaika on 7 h 45 min. Henkilökunnan päivittäistä työaikaa ja lomia seurataan työajanseurantajärjestelmässä.

Henkilökunnan kanssa on tehty sekä viikkotyöaikasopimuksia että kokonaistyöaikasopimuksia.

Henkilökunnalla on käytössä lomapankki, johon voi kerryttää maksimissaan 30 lomapäivää.

Työpaikalla on käytössä työpaikkaopas, josta selviää työpaikan käytännöt. Työpaikkaoppaassa on kuvattu myös, miten henkilökunnan työterveyshuolto, henkilökunnalle otetut vakuutukset ja työeläkevakuutukset on järjestetty.

Henkilökunnan palkitsemista koskevat asiat on kuvattu erillisessä toimitusjohtajan laatimassa ja hallituksen hyväksymässä palkitsemisjärjestelmän kuvauksessa.

Henkilöstön työtyytyväisyyttä seurataan henkilöstötutkimuksella ja jokaisen työntekijän kanssa käydään henkilökohtaisia kehityskeskusteluja.

Vastuullisuus ja kotimaisuus

Liitto noudattaa kaikessa toiminnassaan lakeja, säädöksiä ja viranomaismääräyksiä ja edellyttää saamaa myös yhteistyökumppaneiltaan ja jäseniltään.

Toiminnallamme on työllistävä vaikutus liiton ja Avainlippu Oy:n hankintojen kautta. Nämä hankinnat suuntautuvat esimerkiksi mainos-, viestintä- ja mediatyöhön sekä digitaalisten palveluidemme kehittämiseen.

Teemme kaikki hankintamme vastuullisesti, hyväksyttyjä hankintakäytäntöjä noudattaen. Toimimme tasapuolisesti ja läpinäkyvästi sopimuskumppaneidemme kanssa. Kaikki tarvittava tieto liiton tekemiin hankintoihin tai jäsenyyteen liittyen toimitetaan pyydettäessä̈ välittömästi ja vaaditussa laajuudessa. Emme anna henkilökohtaisten tai läheisten suhteiden yhteistyökumppaneihin vaikuttaa päätöksentekoomme.

Liiton kaikki työ tehdään Suomessa ja varmistamme myös, että alihankkijat toimivat Suomessa. Hankintasääntöjemme mukaisesti ostamme aina ensisijaisesti jäsenyrityksiltämme ja toissijaisesti muilta kotimaisilta vaihtoehdoilta, jos se on mahdollista.

Arvoimme toimintamme ympäristövaikutuksia ja pyrimme vähentämään ja ennaltaehkäisemään mahdollisia negatiivisia vaikutuksia.

Liitto kannustaa jäseniään vastuullisuuteen mm. järjestämällä vastuullisuuskoulutuksia. Suomalaisen työn liiton jäsenyys edellyttää sitoutumista vastuullisuusperiaatteisiimme.

Liitolle on laadittu Eettiset ohjeet -dokumentti. Koko liiton henkilökunta, hallitus ja muut toimielinten jäsenet ovat sitoutuneet noudattamaan liiton eettisiä ohjeita.

Hankinnat

Hankinnoissa liiton ja toimittajan kesken tehdään kirjallinen ostosopimus tai puitesopimus, jossa käytetään liiton sopimuspohjaa.

Liitossa noudatetaan hallituksen hyväksymiä hankintasäännöksiä, jotka koskevat myös liiton omistamaa Avainlippu Oy:tä:

1. Silloin kun jäsenkunnasta löytyy sopiva toimittaja, hankinnat tehdään pääsääntöisesti liiton jäsenyrityksistä tai ainakin suomalaiselta yritykseltä.
2. Arvoltaan merkittävissä hankinnoissa, tulee pyytää kirjallinen tarjous vähintään kolmelta taholta.
3. Silloin kun hanke on luonnollinen jatkumo aiemmasta hankkeesta tai silloin kun tarjolla ei ole todistettavasti kolmea vastaavaa vaihtoehtoa, voidaan poikkeustapauksissa tehdä hankinta ilman kilpailutusta.
4. Projekteihin liittyvissä hankinnoissa tai liiton/Avainlippu Oy:n budjetissa määriteltyihin kokonaisuuksiin liittyvissä hankinnoissa voi projektipäällikkö tai vastuussa oleva henkilö tehdä alle 500 € hankintoja itsenäisesti. Yli 500 € hankinnoista tulee sopia toimitusjohtajan kanssa.
5. Kun toimittaja on valittu, tehdään kirjallinen ostosopimus, jossa noudatetaan liiton hankintasääntöjä. Toimittajan kanssa on mahdollista tehdä myös puitesopimus ja tilauksittain tilausvahvistus, jossa viitataan ko. puitesopimukseen.
6. Mikäli liitto on saanut julkista rahaa projektiin tai muuhun vastaavaan, tulee projektipäällikön tai hankinnasta vastuussa olevan henkilön selvittää, koskevatko hankintaa julkisten hankintojen kilpailutussäännökset.
7. Liiton jatkuvat palvelut tulee myös säännöllisesti kilpailuttaa.

Riskienhallinta

Liitolla ei ole varsinaista riskienhallintapolitiikkaa. Toimitusjohtaja käy jatkuvaa keskustelua hallituksen ja henkilöstön kanssa mahdollisista strategisista ja operatiivisista riskeistä, ja tarvittaessa hallitus ja toimitusjohtaja ryhtyvät vaadittaviin toimenpiteisiin. Liiton kaikkien työntekijöiden tulee edistää riskienhallintakulttuuria ja huolehtia liiton ja sen merkkien hyvämaineisuudesta ja luotettavuudesta. Mahdollisen riskin toteutuessa, liiton henkilöstö yhdessä hallituksen kanssa varmistaa kriisinhallinnan ja viestii toimistaan tehokkaasti ja johdonmukaisesti minimoiden vaikutukset toimintaan ja maineeseen.

Taloushallinto

Liiton tilikausi on kalenterivuosi. Liiton tilinpäätös julkaistaan liiton verkkosivuilla. Liiton taloushallinnon ja kirjanpidon hoitaa ulkoistetusti tilitoimistokumppani.

Liiton pääpankkina toimii Helsingin OP Pankki Oyj ja toisena pankkina Nordea Pankki Suomi Oyj.

Liitolle on laadittu sijoituspolitiikka, joka koskee myös liiton 100 % omistamaa Avainlippu Oy:tä.

Laskutus

Jäsenlaskutus

Kalenterivuoden alussa yrityksille liiton jäsenille lähetetään vuosikysely, jossa jäseniä pyydetään ilmoittamaan omat liikevaihtotietonsa sekä merkkikohtaisten tuotteiden/palveluiden liikevaihtotiedot.

Jäsenmaksulaskutukset suoritetaan kevään aikana siten, että kaikki voimassa olevat jäsenyydet on laskutettu toukokuun loppuun mennessä.

Kuluvan vuoden aikana jäseneksi tulleet jäsenyydet laskutetaan hallituksen kokouksien jälkeen seuraavasti:

tammi-kesäkuu:                    jäsenmaksu 100 %
heinä-lokakuu:                      jäsenmaksu 50 %
marras-joulukuu:                   jäsenmaksu 15 %

Liitolla on mahdollisuus soveltaa erikoisjäsenmaksuja hallituksen määrittelemissä tapauksissa, esim. yritysryhmien osalta.

Merkkien käyttöoikeuksien laskutus

Toimikuntien kokouksien jälkeen merkkien käyttöoikeudet tulevat näkyviin kyseisten jäsenten asiakastietoihin ja ne laskutetaan toimikuntien kokousten jälkeen.

Yritysyhteistyön laskutus (Avainlippu Oy)

Hankkeesta vastaava henkilö perustaa jäsenrekisteriin kohdan, johon merkitään yritysyhteistyössä mukana olevat jäsenet ja yhteyshenkilöt. Tiedot kirjautuvat samalla automaattisesti myös kyseisten jäsenten asiakastietoihin.

Yritysyhteistyöhön mukaan tulevien jäsenten kanssa tehdään sopimukset eli tilausvahvistukset, joiden hyväksynnän jälkeen myynti ilmoittaa hallinnolle, milloin kyseinen yritysyhteistyö on laskutusvalmis. Tilausvahvistukset tallennetaan kyseisen jäsenen tietoihin jäsenrekisteriin.

Ostoreskontra

Ostolaskut tulevat liittoon pääsääntöisesti verkkolaskuina, minkä jälkeen ne lähetetään sähköisellä järjestelmällä tarkastuskierrokselle. Tarkastuksen jälkeen ne siirtyvät toimitusjohtajalle hyväksyntään ja sen jälkeen ostoreskontraan, josta ne maksetaan ja siirretään kirjanpitoon. Ostolaskujen tiliöinnin suorittaa tilitoimisto.

Palkkahallinto

Palkat maksetaan kerran kuukaudessa. Toimitusjohtaja hyväksyy palkkojen maksatuksen.

Matkalaskut ja muut kuluerät tarkastaa hallintopäällikkö ja hyväksyy toimitusjohtaja. Hyväksynnän jälkeen matkalasku kirjataan palkkalaskentaan manuaalisesti ja maksetaan palkanmaksun yhteydessä.

Tilintarkastus

Liiton tilintarkastajan (KHT-tilintarkastaja tai KHT-yhteisö) sekä tarvittaessa varatilintarkastajan valitsee liittokokous vuodeksi kerrallaan.

Liiton kirjanpito tositteineen on annettava tilintar­kastajan tarkastettavaksi niin ajoissa, että tilinpäätös tilintarkastuskertomuksineen voidaan lähettää lii­ton jäsenille tiedoksi viimeistään 10 päivää ennen liittokokousta.

Yritysyhteistyö

Yritysyhteistyöhön mukaan tulevien jäsenten kanssa tehdään sopimukset eli tilausvahvistukset. Yritysyhteistyötä tehdään pääsääntöisesti liiton omistaman osakeyhtiön Avainlippu Oy:n kautta.

Yrityslahjat ja muistaminen

Liiton henkilökunta ei anna eikä ota vastaan tavallisesta huomioimisesta tai kohteliaisuudesta poikkeavia lahjoja.

Avainlippu Oy

Avainlippu Oy on liiton 100 % omistama osakeyhtiö. Avainlippu Oy:n liikevaihto syntyy liiton jäsenten kanssa tehtävästä yritysyhteistyöstä ja myytävistä merkkituotteista.

Avainlippu Oy:n palveluksessa on yksi henkilö ja toimitusjohtajana toimii liiton toimitusjohtaja. Toimitusjohtajalle ei makseta palkkaa Avainlippu Oy:stä. Hallinnon hoitaa liiton hallintopäällikkö. Avainlippu Oy:n allekirjoitusoikeudet ovat liiton hallituksen puheenjohtajalla, toimitusjohtajalla ja sekä niillä työntekijöillä, jotka hallitus on siihen oikeuttanut.

Liiton hallitus valitsee vuosittain keskuudestaan edustajan Avainlippu Oy:n yhtiökokoukseen sekä Avainlippu Oy:n hallituksen, johon kuuluu kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen.

Avainlippu Oy:n hallituksen jäsenten tulee täyttää lähipiiri-ilmoitus vuosittain.

 

13.12.2023