Apuvalikko
Inledning
Syftet med denna anvisning är att fungera som Suomalainen työ ry:s (nedan ”föreningen”) anvisning för medlemmar, förtroendevalda och anställda samt säkerställa att en god förvaltningssed iakttas i föreningens all verksamhet. Genom en god förvaltningssed förbättras transparensen i verksamheten och förvaltningen, vilket i sin tur även främjar den allmänna tilliten till föreningens verksamhet. Denna anvisning kompletterar verksamhetsanvisningen med avseende på sådant som inte nämns i föreningslagen, i annan tillämplig lagstiftning eller i föreningens stadgar, som prioriteras framför denna anvisning.
Suomalainen työ ry ägs av sina medlemmar och är en icke-vinstdrivande och politiskt obunden expert vad gäller det finländska arbetet och arbetslivet. Föreningens syfte är att främja uppskattningen av det arbete som utförs i Finland och förbättra konkurrenskraften för finländska produkter och tjänster. Medlemmar i föreningen är tusentals olika stora företag och organisationer. Föreningen beviljar och förvaltar märken som informerar om finländsk tillverkning, formgivning och produktion av samhällsnytta. Merparten av våra medlemmar har fått rätt att använda märket Nyckelflaggan, Design from Finland och/eller Ett samhälleligt företag. Föreningen ordnar utbildning, coachning och evenemang för sina medlemmar, genomför undersökningar, främjar nätverksverksamhet mellan medlemmarna och bygger kontakter mellan centrala intressentgrupper.
Medlemskap
Medlem i föreningen kan vara finländska företag, andelslag och föreningar eller andra organisationer med rättshandlingsförmåga som godkänner föreningens syfte. Föreningens styrelse beslutar om att godkänna medlemmar.
Vi har definierat principer för hållbart arbete, och våra medlemmar förbinder sig till dem när de blir medlemmar i föreningen. Vi förutsätter att våra underleverantörer och leverantörer följer samma principer.
Medlemmarna i Suomalainen työ ry:
- Skapar arbetsplatser i Finland och stärker därmed både den ekonomiska och sociala välfärden
- Säkerställer de anställdas arbetssäkerhet och stöder deras kompetens, välbefinnande, jämlikhet och arbetsgemenskapens mångfald
- Identifierar verksamhetens viktigaste miljökonsekvenser och utsläppskällor samt vidtar åtgärder för att minimera de skadliga effekterna av dessa och
- Beaktar ansvarsfullhet i produktionen och verksamheten, även i anskaffningar och underleveranskedjan.
Utträde ur föreningen ska göras skriftligt till styrelsen eller dess ordförande. En medlem kan även utträda genom att meddela detta i ett av föreningens möten, varvid anmälan antecknas i protokollet. Medlemskapet upphör när det kalenderår då utträdandemeddelandet gjordes slutar. En medlem som inte betalat medlemsavgift två redovisningsperioder i följd kan med styrelsens beslut anses ha utträtt ur föreningen. En medlem som har gjort sig skyldig till åtgärder som strider mot föreningens syfte eller god affärssed eller till andra olämpliga åtgärder kan uteslutas på beslut av styrelsen.
Föreningsmöte
Medlemmarna i föreningen samlas årligen till ett föreningsmöte på kallelse av styrelsen senast i september–november samt till ett extra föreningsmöte när a) föreningens styrelse anser att detta är nödvändigt för att handlägga ett särskilt ärende eller b) ett extra föreningsmöte krävs för att handlägga ett särskilt ärende genom en framställan till styrelsen som har undertecknats av minst 1/20 av föreningens medlemmar. Om medlemmarna vill få ett ärende behandlat av ett extra föreningsmöte ska detta meddelas skriftligen till styrelsen i så god tid att ärendet kan inkluderas i möteskallelsen.
Deltagande i föreningsmöte kan även ske med hjälp av en dataförbindelse eller något annat tekniskt hjälpmedel. På föreningens möten behandlas endast de ärenden som anges i möteskallelsen.
Kallelse till föreningsmöte ska skickas till medlemmarna per brev eller e-post senast 10 dagar före mötet. I möteskallelsen ska anges tid och plats för mötet och eventuell plikt att förhandsanmäla sig. Om det är möjligt att delta i mötet via en dataförbindelse eller med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel, ska denna möjlighet anges i möteskallelsen. I möteskallelsen ska dessutom anges kraven för deltagande på distans, det tekniska utförandet, eventuella begränsningar i att använda medlemmarnas yttranderätt vid deltagande på distans samt om vilket förfarande som tillämpas.
På föreningsmöte:
- Väljs mötesordförande
- Väljs sekreterare och två protokolljusterare samt vid behov två rösträknare
- Konstateras mötets laglighet och beslutförhet och godkänns arbetsordningen för mötet
- Behandlas föreningens årsberättelse, bokslut och revisionsberättelse
- Fastställs bokslutet
- Beslutas om beviljande av ansvarsfrihet för föreningens styrelse och övriga ansvariga
- Väljs ordförande för föreningens valutskott och ledamöter i stället för dem som är i tur att avgå
- Fastställs antalet ledamöter i föreningens fullmäktige
- Fastställs mötesarvodena för fullmäktiges ordförande, vice ordförande och ledamöter
- Väljs fullmäktigeledamöter i stället för dem som är i tur att avgå
- Väljs ordförande och två vice ordförande för fullmäktige i stället för dem som är i tur att avgå
- Fastställs storleken på anslutnings- och medlemsavgifterna
- Väljs en CGR-revisor och en personlig suppleant för denne eller en CGR-sammanslutning samt
- Behandlas övriga ärenden som anges i möteskallelsen
På föreningsmöte har varje medlem en röst.
Ledamöterna i styrelsen och fullmäktige har yttrande- och närvarorätt, men inte rösträtt, på föreningens möten.
Valutskott
Föreningen har ett valutskott med 3–5 ledamöter som valts av föreningsmötet. Av dessa väljs en till ordförande. Medlemmarna i valutskottet har en mandattid på tre år. Föreningens verkställande direktör fungerar som sekreterare på valutskottets möten. En medlem eller ordförande som är i turen att avgå kan väljas på nytt.
Valutskottet föreslår årligen ledamöter till både fullmäktige och styrelsen
Fullmäktige
Föreningen ska ha ett fullmäktige som utövar föreningens beslutanderätt. Beslutanderätten gäller dock inte ärenden som enligt stadgarna hör till föreningsmötet eller ärenden som föreningsmötet fattat beslut om eller som är anhängiga hos föreningsmötet i enlighet med stadgarna.
Föreningens fullmäktige utgörs av ordförande och två vice ordföranden som väljs av föreningsmötet för tre kalenderår åt gången samt minst 15 och högst 32 ledamöter som väljs för föreningsmötets treårsperiod, varav en tredjedel är i turen att avgå varje år. Högst 1/5 av fullmäktiges ledamöter kan vara representanter för organisationer eller andra än föreningens medlemmar. Resten av fullmäktiges ledamöter väljs från medlemsföretagen. En personlig ersättare väljs för fullmäktigeledamöterna.
En ledamot eller ordförande eller vice ordförande som är i tur att avgå kan väljas på nytt.
Fullmäktige samlas på kallelse av styrelsen varje år senast i september-november till ett ordinarie möte samt till fullmäktiges extra möte, om a) fullmäktiges ledamöter beslutar det, b) styrelsen anser att det finns orsak till det eller c) 1/10 av fullmäktiges ledamöter anser att det finns orsak till det. En kallelse till fullmäktiges möte ska sändas till fullmäktiges ledamöter per brev eller e-post senast en vecka före mötet. I möteskallelsen ska anges tid och plats för mötet och eventuell plikt att förhandsanmäla sig. Om det är möjligt att delta i mötet via en dataförbindelse och med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel, ska denna möjlighet anges i möteskallelsen. I möteskallelsen ska dessutom anges förutsättningarna för sådant deltagande, deltagandets tekniska genomförande, eventuella begränsningar i fråga om deltagares utövande av yttranderätt i anknytning till detta samt det förfarande som ska iakttas.
Fullmäktige är beslutfört när fullmäktiges ordförande och 1/5 av ledamöterna är på plats. Deltagande i fullmäktiges möte kan även ske med hjälp av en dataförbindelse eller något annat tekniskt hjälpmedel.
Vid mötet tas beslut om ärenden genom majoritetsbeslut. Om rösterna delas lika har fullmäktiges ordförande utslagsröst.
På sitt ordinarie möte ska fullmäktige:
- Fastställa arvodena för styrelseledamöterna
- Välja ledamöter till styrelsen
- Välja ordförande och vice ordförande för styrelsen i stället för dem som är i tur att avgå
- Fastställa föreningens verksamhetsplan och budget för nästa kalenderår.
Därtill ska fullmäktige:
- Behandla ärenden som styrelsen, fullmäktigeledamöter eller föreningens medlemmar framställer via styrelsen.
Föreningens styrelse
Föreningen representeras av styrelsen som består av en ordförande och vice ordförande samt 6–10 andra ledamöter. Styrelsens ledamöter väljs vid fullmäktiges ordinarie möte. Ledamöterna kan väljas för högst två perioder i följd.
Styrelseledamöternas mandattid är tre år. Mandattiden börjar vid invalet och upphör när en ny ledamot väljs.
Styrelsen är beslutför när dess ordförande eller vice ordförande och minst hälften av ledamöterna är på plats vid mötet. Vid mötet tas beslut om ärenden genom majoritetsbeslut. Om rösterna delas lika har ordföranden utslagsröst.
Styrelsen ska styra föreningens verksamhet. Förutom de ärenden som hör till styrelsen enligt stadgarna ska den dessutom bland annat.
- noggrant sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lagar och stadgar samt föreningens beslut
- fastställa föreningens strategi och verksamhetsplan
- utse och säga upp föreningens verkställande direktör samt besluta om dennes anställningsvillkor
- besluta om belöningar för föreningens verkställande direktör och anställda
- ta beslut om medlemsansökningar
- besluta om uteslutande av medlemmar
- bereda de ärenden som ska behandlas på föreningsmötet och i fullmäktige
- sköta och förvalta föreningens egendom
- till sin hjälp tillsätta utskott och kommittéer som behövs för beredning och behandling av fastställda ärenden samt
- övervaka föreningens bokslut samt berättelsen om föreningens verksamhet kalenderåret innan.
Styrelsen samlas minst fem gånger i året.
Styrelsen har en digital arbetsmiljö där material delas till kännedom för styrelseledamöterna cirka en vecka före möte. Styrelseledamöterna har åtkomsträtt till arbetsmiljön. I arbetsmiljön kan man läsa föreningens stadgar samt protokoll jämte bilagor från tidigare styrelsemöten.
Styrelsen ska fylla i en anmälan om närståendekrets varje år.
Märkeskommittéer
Föreningens styrelse väljer för ett år åt gången kommittéer för föreningens märken – Nyckelflaggan, Design from Finland och Ett samhälleligt företag – som består av en ordförande, vice ordförande samt 5–10 ledamöter. Kommittéerna tar självständigt de beslut som gäller ansökningar om märken.
Kommittén är beslutför när dess ordförande eller vice ordförande och minst två ledamöter är närvarande vid mötet. Om rösterna delas lika vid en röstning har ordföranden utslagsröst.
Kommittéernas beslut delges föreningens styrelse. Kommittéerna sammanträder cirka 4–6 gånger i året.
Aktuella uppgifter om organen
På föreningens webbplats publiceras aktuell information om organens sammansättning jämte ordföranden. Informationen uppdateras årligen efter förenings- och fullmäktigemötena eller enligt eventuella förändringar som sker under året.
Märken och förvaltning av dem
Föreningens byrå förbehandlar de elektroniskt inkomna ansökningarna om rätt att använda märken och föredrar dem för märkeskommittéerna i fråga.
Föreningen använder en elektronisk arbetsmiljö i vilken man administrerar kommittéernas mötesmaterial. Varje kommitté har sin egen arbetsmiljö.
När ansökningarna har förbehandlats i föreningens medlemsregister för ifrågavarande kommittés behandling överförs uppgifterna till ifrågavarande kommittés arbetsmiljö. I arbetsmiljön kan en kommittéledamot läsa och kommentera ansökningar i realtid. Alla uppgifter angående ansökningen om användningsrätt behandlas konfidentiellt och hemlighålls.
I arbetsmiljön kan kommittén läsa reglerna för märket i fråga och användningsvillkor och eventuella övriga anvisningar samt protokoll från tidigare möten.
Rättigheterna att använda märken administreras och de produkter och tjänster som fått rätt att använda ett märke följs upp i föreningens medlemsregister. Medlemmar som fått rätt att använda märken samt deras produkter/tjänster publiceras på föreningens webbplats.
Handläggning av reklamationer
Kommittéerna handlägger märkesansökningar och reklamationer som skickats till föreningen i enlighet med användningsvillkoren för märkena och de märkesspecifika reglerna. Reklamationerna kan gälla avvisade ansökningar om användningsrätt till ett märke eller användning av ett märke i strid med reglerna. Om en sökande är missnöjd med ett beslut kan denne lämna en utredningsbegäran till föreningens styrelse.
Föreningens reklamationsprocess:
En reklamation ska lämnas skriftligen och under eget/företagets namn, anonyma reklamationer behandlas inte. Uppgifter om den som reklamerat är konfidentiella men om en grundlös reklamation leder till ekonomisk skada för reklamationsobjektet och detta i sin tur leder till en rättsprocess är uppgifterna offentliga. I en reklamation det ska klart framgå vilket märke samt vilket företag och vilken produkt/tjänst som reklamationen berör. Till en reklamation ska bifogas intyg över att märket använts fel (man reagerar inte på till exempel enbart lösa rykten).
Reklamationer behandlas av de personer i föreningen som ingår i reklamationsprocessen och som bereder märkesansökningar för respektive kommitté. Information om ett enskilt reklamationsfall förs endast till ifrågavarande märkeskommitté och/eller styrelsen om det behövs för den fortsatta behandlingen.
Medlemsregister
I medlemsregistret administreras medlemskapen i föreningen och rättigheterna att använda märken. Databasen innehåller bland annat följande uppgifter om varje medlem: hur länge ett företag varit medlem, om en medlem tilldelats användningsrätt till ett märke, kontaktuppgifter samt fakturerings- och betalningsuppgifter. I databasen finns dessutom olika rapporter och via databasen administreras även föreningens avtal och evenemang samt skickas kallelser och genomförs kundkommunikation.
Föreningen tillhandahåller extranet-tjänsten för sina medlemmar, där dessa kan administrera de rättigheter att använda märken som de har beviljats, sina kontaktuppgifter samt ladda ner material och utbildningsmaterial som tagits fram för medlemmarna.
Dataskydd
Den centrala dataskyddslagstiftningen (EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016), Lag om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) och Dataskyddslag (1050/2018)) beaktas i föreningens verksamhet. Föreningens gällande dataskyddsbeskrivning finns på föreningens webbplats www.suomalainentyo.fi
Rätt att teckna föreningens namn
För att teckna föreningens namn behövs det alltid två personer tillsammans. Namnteckningsrätt har föreningens ordförande, vice ordföranden, styrelsens ordförande och verkställande direktören samt de anställda som styrelsen har bemyndigat.
Verkställande direktör och personal
Verkställande direktör
Föreningens styrelse utser och säger upp den verkställande direktören. Styrelsens ordförande undertecknar den verkställande direktörens arbetsavtal. Verkställande direktörens kostnader godkänns av föreningens styrelseordförande.
Verkställande direktörens uppgifter omfattar att:
- leda och utveckla föreningens verksamhet i enlighet med de riktlinjer som styrelsen fastställt
- utarbeta föreningens strategi och verksamhetsplan
- utse och säga upp föreningens anställda samt besluta om deras anställningsvillkor
- bereda och föredra de ärenden som tas upp på styrelsens möten
- fungera som sekreterare på valutskottets möten
- ge utlåtanden om frågor som behandlas på föreningsmötet, i fullmäktige och styrelsen och ombesörja verkställandet av besluten samt
- organisera föreningens medelsförvaltning och bokföring.
Verkställande direktören ska fylla i en anmälan om närståendekrets varje år.
Verkställande direktören ska fylla i en anmälan om närståendekrets varje år
Verkställande direktören utser föreningens personal och undertecknar deras arbetsavtal.
Vid lönejusteringar följer man ”en över-principen” i föreningen.
I föreningen följer man Kollektivavtal för högre tjänstemän i teknologiindustrin. I föreningen kan man ingå arbetsavtal i enlighet med kollektivavtal gällande den totala arbetstiden. Personalen har bland sig valt en arbetarskyddsfullmäktige samt två ersättare. Förvaltningschefen är föreningens arbetarskyddschef.
Personalens dagliga arbetstid är 7 h 45 min. Personalens dagliga arbetstid och semestrar följs upp genom ett system för arbetstidsuppföljning.
Med personalen har ingåtts arbetstidsavtal både enligt veckoarbetstid och totalarbetstid.
Personalen har en semesterbank där man kan samla högst 20 semesterdagar.
På arbetsplatsen finns en arbetsplatsguide som innehåller arbetsplatsens praxis. I arbetsplatsguiden finns även information om företagshälsovården för personalen, försäkringar för personalen och arbetspensionsförsäkringar.
Instruktioner om de ersättningar som utbetalas till personalen finns i en separat beskrivning av ersättningssystemet som upprättats av verkställande direktören och godkänts av styrelsen.
Personalens nöjdhet i arbetet följs upp med en personalenkät och med varje arbetstagare förs personliga utvecklingssamtal.
Hållbarhet och inhemskt ursprung
I all sin verksamhet iakttar föreningen lagar, författningar och myndighetsföreskrifter och förutsätter samma även av sina samarbetspartner och medlemmar.
Vår verksamhet har dessutom en sysselsättande inverkan genom föreningens och Avainlippu Oy:s anskaffningar. Dessa anskaffningar gäller till exempel till reklam, kommunikation och media samt utveckling av våra digitala tjänster.
I våra inköp beaktas hållbarhetsfaktorer. Inköpen görs genom godkända inköpsförfaranden. Våra avtalsparter behandlar vi likvärdigt och transparent. All information som behövs för de anskaffningar som föreningen gör eller angående medlemskap lämnas omedelbart och i krävd omfattning på begäran. Vi låter inte personliga eller nära relationer till samarbetspartner påverka våra beslut.
Allt arbete i föreningen utförs i Finland och vi försäkrar också att våra underleverantörers verksamhet är i Finland. Enligt våra inköpsregler köper vi i första hand alltid av våra medlemsorganisationer och i andra hand av andra finländska aktörer, om detta är möjligt.
Vi bedömer miljökonsekvenserna av vår verksamhet och strävar efter att minska och förebygga eventuella negativa konsekvenser.
Vi uppmuntrar våra medlemmar till ansvarsfullhet bland annat genom att ordna utbildningar i ansvarsfullhet. Medlemskapet i Suomalainen työ ry förutsätter att man förbinder sig till våra principer om ansvarsfullhet.
Etiska anvisningar har utarbetats för föreningen. Hela personalen, styrelsen och ledamöterna i de övriga organen har förbundit sig att iaktta föreningens etiska anvisningar.
Anskaffningar
Vid anskaffningar ingås ett skriftligt köpeavtal eller ramavtal mellan föreningen och leverantören, där man använder föreningens avtalsmall.
I föreningen följer man de upphandlingsregler som styrelsen godkänt och som även gäller Avainlippu Oy som ägs av föreningen:
- Om det finns en lämplig leverantör inom medlemskåren görs anskaffningar i regel av medlemsföretag eller åtminstone av finländska företag.
- Gällande anskaffningar vars värde är betydande ska en skriftlig offert begäras av minst tre aktörer.
- När ett projekt är en naturlig följd på ett tidigare projekt eller när det bevisligen inte finns tre motsvarande alternativ kan man i undantagsfall göra anskaffningen utan konkurrensutsättning.
- När det gäller anskaffningar relaterade till projekt eller anskaffningar relaterade till helheter som fastställts i föreningens/Avainlippu Oy:s budget kan projektchefen eller den ansvariga personen på egen hand göra anskaffningar under 500 €. Anskaffningar på över 500 € ska överenskommas med verkställande direktören.
- När leverantören är vald görs ett skriftligt köpeavtal, där föreningens upphandlingsregler iakttas. Man kan även ingå ett ramavtal med leverantören och ge en orderbekräftelse för varje order, i vilka man hänvisar till ramavtalet i fråga.
- Om föreningen har fått offentliga medel för projekt eller motsvarande ska projektchefen eller den projektansvarige utreda om anskaffningen berörs av konkurrensbestämmelserna för offentlig upphandling.
- Föreningens fortlöpande tjänster konkurrensutsätts regelbundet
Riskhantering
Föreningen har ingen egentlig riskhanteringspolicy. Verkställande direktören diskuterar alltid vid behov med styrelsen och personalen eventuella strategiska och operativa risker, och vid behov vidtar styrelsen och verkställande direktören de åtgärder som behövs. Alla anställda i föreningen ska främja en kultur av riskhantering och se till att föreningen och de märken den förvaltar har ett gott rykte och är pålitliga. Om en eventuell risk förverkligas ska personalen tillsammans med styrelsen säkerställa krishantering och kommunicera effektivt om sina åtgärder samt konsekvent minimera effekterna på verksamheten och anseendet.
Ekonomiförvaltning
Föreningens räkenskapsperiod är ett kalenderår. Bokslutet publiceras på föreningens webbplats. Föreningens ekonomiförvaltning och bokföring sköts externt av en bokföringsbyrå.
Föreningen har Helsingforsnejdens Andelsbank som huvudbank och Nordea Bank Abp som andra bank
För föreningen har utarbetats en placeringspolicy som även gäller Avainlippu Oy, som ägs till 100 procent av föreningen
Fakturering
Medlemsfakturering
I början av kalenderåret skickas en årsenkät till föreningens medlemmar, där medlemmarna ombes anmäla uppgifter om sin omsättning samt omsättningen för produkter/tjänster per märke.
Faktureringen av medlemsavgiften utförs under våren så att alla giltiga medlemskap har fakturerats i slutet av maj.
Medlemskap som registrerats under pågående år faktureras efter styrelsemötena enligt följande:
- Januari–juni: medlemsavgift 100 %
- Juli–oktober: medlemsavgift 50 %
- November–december: medlemsavgift 15 %
Föreningen kan tillämpa särskilda medlemsavgifter i situationer fastställda av styrelsen, t.ex. för företagsgrupper och koncerner.
Fakturering av användningsrätt till märkena
Efter kommittéernas möten visas användningsrätten till ett märke i företagets uppgifter och de faktureras efter kommittéernas möten.
Fakturering av företagssamarbete (Avainlippu Oy)
Personen som ansvarar för projektet lägger till ett fält i medlemsregistret där man antecknar de medlemmar och kontaktpersoner som är med i företagssamarbetet. Uppgifterna registreras samtidigt automatiskt i dessa medlemsföretags uppgifter.
Med medlemsföretag som deltar i företagssamarbete ingås avtal, alltså orderbekräftelser, och efter att dessa godkänts meddelar försäljningen till förvaltningen när samarbetet i fråga är klart för fakturering. Orderbekräftelser sparas i den ifrågavarande medlemmens uppgifter i medlemsregistret.
Inköpsreskontra
Inköpsfakturor kommer i regel som e-fakturor varefter de skickas elektroniskt på en kontrollrond. Efter kontrollen överförs de till verkställande direktören för godkännande och därefter till inköpsreskontran där de betalas och överförs till bokföringen. Inköpsfakturornas kontosättning sköts av bokföringsbyrån.
Löneadministration
Lönerna betalas en gång i månaden. Verkställande direktören godkänner lönernas utbetalning.
Reseräkningar och andra utgiftsposter kontrolleras av gruppcheferna eller förvaltningschefen och godkänns av verkställande direktören. Efter godkännandet bokförs rese- eller utgiftsräkningen i löneberäkningen och betalas i samband med lönebetalningen.
Revision
Föreningens revisor (CGR-revisor eller CGR-sammanslutning) samt vid behov en suppleant åt denne utses av föreningsmötet för ett år åt gången.
Företagssamarbete
Med medlemmar som deltar separat i avgiftsbelagt företagssamarbete ingås avtal, dvs. orderbekräftelser. Företagssamarbetet sker i regel via aktiebolaget Avainlippu Oy, som föreningen äger.
Företagspresenter och hågkomst
Föreningens personal ger inte och tar inte emot gåvor som avviker från normalt ihågkommande eller normal artighet.
Avainlippu Oy
Avainlippu Oy är ett aktiebolag som till 100 procent ägs av föreningen. Avainlippu Oy:s omsättning uppkommer av företagssamarbetet med föreningens medlemmar.
Avainlippu Oy sysselsätter en person och verkställande direktör är föreningens verkställande direktör. Avainlippu Oy betalar ingen lön till verkställande direktören. Förvaltningen sköts av föreningens förvaltningschef. Rätt att teckna Avainlippu Oy:s namn har aktiebolagets styrelseordförande, verkställande direktören samt de anställda som styrelsen har bemyndigat.
Föreningens styrelse utser årligen inom sig en representant till Avainlippu Oy:s bolagsstämma samt Avainlippu Oy:s styrelse som omfattar två ordinarie ledamöter och en suppleant.
Avainlippu Oy:s styrelseledamöter ska fylla i anmälan om närståendekrets varje år.
Föreningens gällande anvisning God förvaltningssed finns på föreningens webbplats.
Denna anvisning träder i kraft 9.10.2024
2.4.2025 Regeländring: Kommittén är beslutför när dess ordförande eller vice ordförande och minst två ledamöter är närvarande vid mötet. Tidigare bidrag: Kommittén är beslutför när hälften av dess medlemmar är samlade medräknat ordföranden och/eller vice ordföranden.