Julkiset hankinnat vaativat perehtymistä, mutta ovat silti kannattava mahdollisuus yrityksille

Ainoastaan hinta ratkaisee, on usein kuulunut lausahdus, kun puhutaan julkisten hankintojen kilpailutuksista yritysten edustajien kanssa.

Toki hinnalla on lopullisessa kilpailutilanteessa erittäin suuri vaikutus, kun tehdään valintoja tarjouksen jättäneiden välillä. Näin kuuluukin olla, kun hankitaan tuotteita ja palveluita yhteisistä julkisista varoista. Tarjousten valintaa tehdessä hankkijoita neuvotaan yksiselitteisesti valitsemaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Tässä vaiheessa kilpailua yrityksellä ei ole enää mitään tehtävissä hankintakilpailutuksen kohteena olevan tarjouksen osalta. Kuitenkin on hyvä muistaa, että hankintakilpailutukisissa on monia eri vaiheita, jolloin yritysten kannattaa olla hereillä ja vaikuttaa tilattavaan kohteeseen ja kilpailutukseen.  Tämä on siinäkin mielessä tärkeää, sillä julkisiin hankintoihin käytetään arvioiden mukaan 35 miljardia euroa.  Suomalaisen Työn Liitolle julkiset hankinnat ovat tärkeä aihe, koska noin viidenneksellä liiton lähes 5 000 jäsenyrityksestä asiakkaana on julkinen sektori.

Missä ovat yrityksen mahdollisuudet vaikuttaa?

Koska kilpailun avattua yritysten mahdollisuudet vaikuttaa tarjouksen sisältöön ovat rajalliset, kannattaa kiinnittää huomio niihin kohtiin, joissa kilpailutus on vasta valmisteluvaiheessa tai jo käyty. Siinä vaiheessa, kun tarjouspyyntö on laitettu maailmalle, on usein laadulliset määrittelyt sisällytetty jo vaadittavaan tuotteeseen tai palveluun. Parhaimmillaan tässä on onnistuttu kuuntelemalla markkinoita ja huonoimmillaan jättämällä laadulliset kriteerit yleiselle tasolle ilman sen tarkempia määrityksiä.

Mahdollisuudet vaikuttaa kilpailutukseen tapahtuvat siis tarjouspolun alku- ja loppuvaiheessa. Julkisiin kilpailutuksiin osallistuvien yritysten iskun paikka on seuraavissa kohdissa:

  • Kuntapäättäjien valmistellessa strategiaa: Varmasti lähes kaikki kunnanvaltuustoon valitut valtuutetut haluavat oman kuntansa elinvoimaisuuden lisääntyvän ja työttömyyden pienentyvän, jotta kunnan verotulot kasvat ja sosiaalimenot pienevät. Yritysten kannattaa kertoa, mitä suomalaisuus ja paikallinen yritys tarkoittaa kunnalle vaikuttamalla suoraan kunnanvaltuutettuihin. Jokainen työpaikka tuo verotuloja kunnalle.
  • Hankkijan ja yritysten välisessä markkinavuoropuhelussa on mahdollisuus tutustua, verkostoitua ja jakaa viimeisintä tietotaitoa liittyen oman toimialan trendeihin. Markkinavuoropuhelut parhaimmillaan auttavat kartoittamaan ja ohjaamaan julkisiin hankintoihin liittyvien tarpeiden määrittelyä. Tällöin yritykset voivat myös vaikuttaa niihin laadullisiin kriteereihin, joita tarjouksissa vaaditaan ja jotka määrittävät tarjouksen kohteena olevan hinnan. Jos kunnalla ei ole ennakoivaa markkinavuoropuhelua tai muita tapaamisia paikallisten yritysten kanssa, kannattaa itse hakeutua juttusille. Markkinavuoropuhelua kannattaa käydä, jos haluaa vaikuttaa ja pärjätä kilpailutuksissa.
  • Kilpailutusten ennakkoilmoitusvaiheessa: Kuntien kannattaa tehdä ennakkoilmoituksia niin verkkosivuillaan ja webinaareissa, jotta kilpailutuksiin saataisiin tarjouksia. Näitä ilmoituksia ja tilaisuuksia kannattaa vaatia kunnanvaltuutetuilta ja hankinnan kilpailuttajilta. Ennakkoilmoittautumiset tarjoavat mahdollisuuden yrityksille vaikuttaa kilpailutuksen kohteeseen ja esitellä vaihtoehtoisia tapoja toteuttaa kilpailutus tarvelähtöisesti.
  • Kilpailutuksiin osallistumisessa: Surullista kyllä, muutama vuosi sitten tehdyn VATT:n ja Aaltoyliopiston tutkimuksen mukaan yli puolessa julkisten hankintojen kilpailutuksissa tarjoajien lukumäärän mediaani oli kaksi. Eli yli puoleen kilpailutukisista tuli nolla, yksi tai kaksi tarjousta. Jos haluat olla mukana kilpailutuksissa, niin kannattaa olla aktiivinen niissä kohdissa, joissa voit vaikuttaa ja ennen kaikkea osallistua kilpailutuksiin.
  • Tarjousyhteenliittymissä: Joskus tilanne on se, että yritys ei pysty yksin vastaamaan kilpailutuksen kohteena olevan hankinnan vaatimuksiin, esimerkiksi kappalemäärän vuoksi tai se ei pysty vastaamaan kaikkiin tarjouksen kohteena oleviin osa-alueisiin. Tällöin kannatta miettiä mahdollisia kumppanimalleja muiden paikallisten yritysten kanssa, jotta voidaan osallistua julkisiin hankintoihin tekemällä yhteistarjous.
  • Palautevaiheessa ja jälkipuinnissa: Aina kannattaa olla aktiivinen ja vastata kyselyihin, joita julkiset hankkijat tai kuntapäättäjät tekevät. Kilpailun jälkeen kannattaa antaa rakentavaa palautetta kilpailutuksesta, sillä jokainen meistä kaipaa parannusehdotuksia omaan työhönsä.

Vaikka edelleen monien mielestä hinta on ainoa asia, joka vaikuttaa julkisiin hankintoihin, kannattaa muistaa, että tarjouspyynnöt voivat jo sisältää minimivaatimustason laatutekijöistä.  Näihin yritysten kannattaa ja pitää vaikuttaa, jotta tarjouksen kohteet ovat entistä enemmän tarvelähtöisiä ja oikeudenmukaisia kilpailutuksiin osallistuneiden yritysten mielestä. Ennen kaikkea uskon avoimen ja vuorovaikutukseen pohjautuvan tavan toimia mahdollistavan sen, että entistä useammin julkisissa hankinnoissa kallistutaan valitsemaan voittajaksi vastuullinen suomalainen yritys.

Jokke Eljala
tutkimuspäällikkö, Suomalaisen Työn Liitto